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1. ARCHIVO
Lugar donde se guarda la documentación constituida por el conjunto de papeles, documentos y correspondencia que proviene de las actividades legales o negocios de una persona natural o jurídica. Sirven de soporte a una persona, a una entidad pública o privada durante todo el transcurso de su gestión.
Es además la ciencia que enseña las técnicas mas adecuadas para llevar a cabo lalabor de archivar.
OBJETIVO
Guardar información de cualquier tipo: imágenes, sonidos, documentos, textos, videos, gráficos, librerías, datos temporales, etc. En general pueden distinguirse entre sí por la extensión que tienen, aunque no es fundamental. Por lo tanto el formato del archivo determina su objetivo
* TIPOS DE ARCHIVO

* ARCHIVO ACTIVO
Proporciona constantemente información, obtenidaa través de los documentos que guarda y de las consultas que recibe. Al considerarlo activo depende no solo de los datos de los documentos que alberga, sino de la actividad que desarrolla por la organización gracias a la información que ofrece.
* ARCHIVO SEMIACTIVO
Es el archivo en donde ha recibido o enviado respuesta. Es objeto de consulta, permanente, ocasional y/o verificación.
* ARCHIVOHISTORICO
Este archivo tiene un comité y valor cultural para el municipio, departamento o nación.
* EL ARCHIVO SEGÚN SU CICLO VITAL

* ARCHIVO CENTRALIZADO
Se encuentra en una dependencia especifica para el manejo de archivo de toda la empresa, en el deben incluirse: actas de constitución, copias de correspondencia despachada, correspondencia recibida, informes, registros de contabilidad,y todo elemento emanado y recibido por las diferentes dependencias de la empresa.
VENTAJAS
* Mayor precisión en cuanto a su funcionamiento
* Mayor orden y prontitud, se obtiene disminución en el tiempo de almacenamiento y en la recuperación de la documentación.
DESVENTAJAS
* Demorar los documentos
* Algunas dependencias desconocen sus documentos.

* ARCHIVO DESCENTRALIZADO
Contemplalos archivos que son llevados por cada dependencia de la empresa, este archivo maneja su propia dependencia.
VENTAJAS
* Cada dependencia posee documentos permanentes
* Cada jefe organiza los datos según su sección
DESVENTAJAS
* Falta de personal capacitado que en muchas ocasiones desconocen el valor del archivo, así como del manejo de la documentación.
ARCHIVO CENTRALIZADO CON CONTROLCENTRAL
Cada dependencia maneja su propio archivo, hay una oficina que orienta y acerosa al que maneja el archivo.
VENTAJAS
* Pronta y efectiva respuesta, localización de la información
DESVENTAJAS
* Gasto excesivo de equipo, espacio, papelería y tiempo.
* Duplicidad en muchas funciones.

2. PROCEDIMIENTOS PARA ARCHIVAR

* Inspeccionar: Revisar que cada documento tenga sello deradicado y que este firmado por quien lo tramitó.
* Clasificar: Determinar la fecha, nombre y número, colocan los documentos en grupos homogéneos.
* Distribuir: Llevar el archivo a los clasificadores
* Archivar: Se colocan en carpetas internas correspondientes y esta en el archivador.

3. PRINCIPIOS DE ORDENAMIENTO

* ALFABETICO O NORMATIVO
PERSONAS NATURALES
Ejemplo:
* JoséAntonio López González
* Sonia Esperanza Rodríguez Valbuena
* Jorge Luis Rueda Martínez
* Andrea Lisset López Rodríguez

* López González José Antonio
* López Rodríguez Andrea Lisset
* Rodríguez Valbuena Sonia Esperanza
* Rueda Martínez Jorge Luis

* APELLIDOS CON PREFIJO
Ejemplo:
* Rosa María De las Casas
* Margarita Rosa De Francisco
* Samuel Leandro De la Vega
*Álvaro De la Torre

* De Francisco Margarita Rosa
* De la Torre Álvaro
* De la Vega Samuel Leandro
* De las Casas Rosa María

* APELLIDOS COMPUESTOS
Son aquellos que tienen dos apellidos pero conforman uno solo
Ejemplo:
* Ruiz Díaz Cárdenas Luis Antonio
* García Herreros Ángel
* González Pacheco Rojas Fernando
* León Gómez Pizarro Luis Carlos

* García Herreros...
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