7 pasos de los actos protocolarios
Los eventos son actividades que como su nombre lo indica eventuales yque pueden presentarse de manera imprevista pero debe ser preocupación de la Oficina General de Comunicaciones estar preparada para estas eventualidades y brindar la misma calidad de atención en cualquier circunstancia, para ello el apoyo del más alto nivel de la institución es primordial a fin de facilitar la toma de decisiones.
1. INVITACIONES.
La invitación puede hacerse a través de:
-Tarjetas: deben contener los datos básicos: quien invita, a quien, a qué, cuándo y dónde. El agradecimiento por la asistencia y los teléfonos para las confirmaciones. Deben ser enviadas por lo menos 15 días como mínimo antes del acto.
- Oficios: Así se envíen tarjetas, los oficios son necesarios cuando se trata de altas personalidades, a quien se debe sustentar la importancia de la ceremonia.
-Conformaciones: es necesario asignar a alquien, pero es siempre una labor de equipo. Fundamenta para las precedencias, es aconsejable no buscar confirmaciones de todos los invitados, sino principalmente de aquellos que ocuparán lugares importantes.
- Directorio y actualizaciones: es muy importante contar con un directorio en permanente actualización para que sirva de insumo antes que se empiece aelaborar los sobres y tarjetas.
2. FORMAS DE RECIBIR UNA VISITA.
La persona de mayor jerarquía de la institución que genera la invitación, deberá recibir al Titular del Sector, desde la puerta de ingreso hacia el despacho o al lugar en donde se realizará la ceremonia.
La recepción protocolar se debe hacer siempre en puerta, no permitiendo que quienes primero reciban a los invitados sea elpersonal de seguridad o vigilancia.
Desde el inicio el visitante debe percibir que su visita es esperada y bien atendida. Despejar ascensores con antelación es un signo de cortesía y si se prevé una visita prolongada, a las bebida habituales para todo visitante distinguido, se añadirá algunos bocadillos.
El anfitrión, debe salir de su escritorio al encuentro de la visita. Nunca se da la manohabiendo una mesa de por medio y acto seguido se le indica el lugar donde debe sentarse.
3. REGALOS INSTITUCIONALES.
Cuando arriba una autoridad extranjera o se recibe especial colaboración de algún funcionario nacional, es habitual y adecuado ofrecer muestras de aprecio y reconocimiento.
El regalo es una forma de expresar amistad y agradecimiento. Los regalos por motivos de trabajo debenhacerse con sentido común y con respeto a la dignidad de la persona a la que regalamos. Un regalo institucional no debe ser ni muy caro ni muy banal. No olvidemos que este obsequio también forma parte de la imagen que la institución proyecta a las personas y entidades que se relacionan con ella.
Normalmente los obsequios se entregan directamente en propia mano por la persona que desea agasajar a suvisita. Si por el contrario ha de ser enviado debe incluirse una nota, preferiblemente escrita a mano por quien obsequia.
Actualmente se viene usando la entrega de regalos institucionales envueltos en papel con el logotipo de la Institución.
4. LAS PRESENTACIONES.
La presentación es el acto mediante el cual una persona pone en contacto a otras dos que no se conocían previamente. A la hora de laspresentaciones deberemos tener presente que "el de menos siempre será presentado al de más":
- El de menor rango será presentado al de mayor rango.
- El de menos edad será presentado al de más edad.
- En igualdad de condiciones, el soltero será presentado al casado.
- En igualdad de condiciones, el hombre será presentado a la mujer.
Si se va a presentar a un matrimonio, lo correcto es...
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