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  • Publicado : 9 de noviembre de 2011
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Qué es la información?

La información es un conjunto de datos acerca de algún suceso, hecho, fenómeno o situación, que organizados en un contexto determinado tienen su significado, cuyo propósito puede ser el de reducir la incertidumbre o incrementar el conocimiento acerca de algo.

La información es una estructura piramidal la cual puede ser vista de la siguiente manera:

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Formasde la información

✓ Documentos
✓ Gráficas
✓ Presentaciones
✓ Mensajes de correo electrónico o de texto
✓ Conversaciones

En donde se encuentra la información

Registros en papel

Todo aquel registro que usa el papel como medio de almacenamiento.

Registros Electrónicos

Registros creados por medios computacionales, almacenados en medios electrónicos yrecuperables sólo por estos medios.

Microfilmación

Registros almacenados por medios fílmicos, es un registro reformateado de formas alternas

La microfilmación es una técnica de archivamiento de documentos basado fundamentalmente en el cambio de soporte de los documentos de papel, en otro de un material sintético muy resistente y durable. Normalmente es una cinta de 30,5 metros de un materialplástico flexible, sobre la cual se ha depositado una capa de material tipo fotográfico de altísima calidad. En esta cinta se “fotografían” los documentos con fuertes reducciones, por ello perder calidad o información.

De esta reducción o miniaturización de tamaño derivan todas las aplicaciones y, por consiguiente sus grandes ventajas. La operación se lleva a cabo con maquinas especiales, y manejadaspor personal competente que continuamente están testeando todo el material para que la calidad se mantenga dentro de los parámetros establecidos.

Documentos digitalizados

Registros reformateados de formas alternas que permiten convertir el formato en imágenes electrónicas.

Los documentos electrónicos, son los archivos producidos con “procesadores de palabras”, “hojas de cálculo”,“administradores de bases de datos”, o programas para elaborar gráficos. Son documentos digitales, los conjuntos sistemáticamente integrados de texto, gráficos e imágenes con los que se construyen “presentaciones” en las computadoras. Son documentos electrónicos las llamadas “Páginas Web” y los mensajes que se transmiten por “e-mail”... Y lo son también las fotografías, el sonido y los videos producidoscon instrumentos –cámaras y grabadoras- llamados digitales; instrumentos que registran directamente la información audiovisual, en forma de señales eléctricas positivas y negativas en un medio electrónico.

Ciclo de vida de la información
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Auditoria de la información

La Auditoria de Información es un proceso sistemático de determinación de la información que una organización necesitapara satisfacer sus objetivos, y así funcionar correctamente. Su objetivo es asegurar que la información que circulará por el sistema sea la más apropiada para la organización. Mediante la Auditoria de la Información se pretende que la organización solamente reciba aquella información que sea relevante para sus intereses, reduciendo de esta manera el silencio (no obtención de información relevante)y el ruido (obtención de información no relevante) y los requerimientos de información de la organización (o sea, de la información que precisa para poder funcionar correctamente).

Elementos de una auditoría de información

Como ya indicábamos en el envío anterior, a la hora de realizar una auditoría de información, debemos identificar el uso de la información que se hace en una organizacióny el flujo que sigue. Para ello, deberemos identificar los recursos de los que la organización a estudiar dispone, qué uso efectivo se hace de ellos y los resultados que se obtienen. También debemos detenernos en el equipamiento disponible, quién hace uso de él, el coste, el valor que aporta a la organización y qué tipo de profesional desempeña estas funciones.

La auditoría informativa...
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