Acceso a los documentos de archivo

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ACCESO A LOS DOCUMENTOS DE ARCHIVO

FECHA: Santa Marta, 9 de mayo de 2010.

ELABORADO POR: Maldonado Andrés.

OBJETIVOS: Identificar las importancia de conocer sobre el acceso a losdocumentos de archivo como futuro administrador documental.

1. IMPORTANCIA DE CONOCER EL ACCESO A DOCUMENTOS DE ARCHIVO.

Para un administrador documental es primordial tener el conocimiento de lo queestablece la ley en materia documental, en este caso sobre el acceso a los documentos de archivo.

Es importante saber cuándo se debe permitir el acceso a los documentos de archivo o cuando no sedebe permitir el acceso a los documentos de archivo, por ejemplo cuando el documento por su mal entado no se pueda tener su acceso directo es un punto que debemos tener muy en cuenta porque se puedenpresentar situaciones como las que el encargado de esa área no tenga estos conocimientos y permita el ingreso a los documentos que no se debería tener acceso por las causas antes mencionadas, o por faltade información del estado en que se encuentran los documentos lo cual es otro conocimiento que es necesario saber.

También hay restricciones para el préstamo de originales, la ley ha establecidocomo norma general no prestar documentos originales, solo se prestaran reproducciones de los documentos solicitados cuando estas existan en el archivo, esto también obedece a las restricciones porconservación, es decir, que por el mal estado del documento no se prestara el original sino solo se permitirá prestar un reproducción.

La solución a los problemas de restricción por conservación ya hasido solucionada por medio del servicio de reprografía la cual trata de procesos que permiten reproducir los documentos por medio de fotocopias o fotografías, todo esto ha dado gracias a los avancestecnológicos de hoy en día.

Es necesario saber que el público tiene acceso a las sedes de los archivos y a las dependencias que estén debidamente autorizadas, tener conocimientos sobre los...
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