Access

UNIVERSIDAD DR. JOSE MATIAS DELGADO
FACULTAD DE ECONOMIA
Ing. Ana Mercedes Cáceres

INTRODUCCION DE MS ACCESS

PRINCIPIOS DE BASES DE DATOS
INTRODUCCIÓN
En la actualidad la competitividad de las empresas esta estrechamente relacionada con la agilidad de sus procesos y la integridad de sus datos, por supuesto cuidando como siempre de la calidad de sus productos y servicios. Ya no es unaalternativa sino obligación contar con software de automatización de transacciones para asegurar que la información de la empresa se tenga de manera oportuna e integra; para ello se utiliza el almacenamiento en grandes bases de datos, información misma que se extrae mediante sistemas informáticos amigables y eficientes. Veamos el siguiente marco conceptual, para que lo utilicemos como punto departida en el aprendizaje y aplicación de MS Access:
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BASE DE DATOS.

Cumulo de datos o registros alojada en diversas tablas, las cuales están convenientemente relacionadas que permite compartir los datos.

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TABLAS, que son listas y columnas similares a las de los libros contables o a las de las hojas de
cálculo de Microsoft Office Excel 2007. Una base de datos simple puede que sólocontenga una tabla, pero la mayoría de las bases de datos necesitan varias tablas. Por ejemplo, podría tener una tabla con información sobre productos, otra con información sobre pedidos y una tercera con información sobre clientes.

Por Ana Mercedes Cáceres

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Principios de Bases de Datos
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REGISTRO.
elemento.

Cada fila de datos que integran una tabla y que pertenecen a un mismoEjemplo: CARNÉ CM00014 APELLIDO Cáceres NOMBRE Ana Mercedes ORIGEN Zapotitán RESIDENCIA La Libertad PROFESION Ing. En Computación

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CAMPO.

Cada columna se denomina también campo. Un registro es una forma lógica y coherente de combinar información sobre alguna cosa. Un campo es un elemento único de información: un tipo de elemento que aparece en cada registro. En el ejemplo anterior “Origen”es un Campo y “Zapotitán” es un Dato de ese campo.

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DATO. Es la unidad más pequeña de la información, la cual está entrelazada con otros datos,
constituyendo así lo que se conoce como Información, que se sintetiza como la integración de los datos procesados y que se utiliza para tomar una decisión. Ejemplo: En el Documento Único de Identidad de una persona, el número mismo es un dato,pero solo leer ese número no le dice nada, ni puede tomar decisión, ahora bien, si sigue leyendo y encuentra el nombre, la persona claramente puede definir que ese es un DUI de xy número y que pertenece a determinada persona.

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RELACIÓN.

En el concepto de Base de Datos se habla de relaciones de tablas, esto es la vinculación o unión de dos tablas o más, lo cual permite que se comparta lainformación, se evita la repetición de datos y por ende se accede de manera más rápida, pues se optimiza los recursos computacionales.

Ejemplo: COD_PROD NOM_PROD COD_PROVEE COD_PROVEE NOM_PROVEE TEL_PROVEE

COMO CONSTRUIR UNA BASE DE DATOS EFICIENTE?
Para diseñar una base de datos que sea útil en el apoyo del desarrollo de actividades, dos aspectos de relevancia son:

Ing. Ana MercedesCáceres

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Principios de Bases de Datos
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Buscar los mecanismos para evitar la información duplicada Que la información sea correcta y completa

Para que la DB sea eficiente se sugiere hacer lo siguiente:
o o

Dividir la información en tablas basadas en temas lo cual disminuirá la redundancia de datos Velar por exactitud e integridad de la información ingresando datos válidosELEMENTOS FUNDAMENTALES ANTES DE INICIAR EL DISEÑO DE UNA BASE DE DATOS
DETERMINAR EL PROPÓSITO DE LA BASE DE DATOS. Tener claridad sobre qué datos serán
los que se automatizarán.

BUSCAR Y ORGANIZAR LOS DATOS A UTILIZAR. Las fuentes de estos datos pueden ser otros
sistemas de información, archivos digitales dispersos, libros de control, libretas de apuntes, procesos no registrados y otros medios...