Access

ELABORACIÓN DE UN BASE DE DATOS / OI

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Manejo de Datos con Access

- Introducción
Access de Microsoft es una aplicación para la gestión de Base de Datos desde la creación y manipulación de su información. En esta última unidad aprenderemos a conocer y trabajar con esta aplicación para lograr crear una Base de Datos y podergestionar su información con consultas e informes. Por ejemplo, podemos utilizar Access para llevar la gestión de fichas de los artículos de nuestro almacén, introduciendo, modificando, actualizando, sacando informes por impresora. Podemos por ejemplo realizar consultas tales como ¿qué artículo se ha vendido más este mes? ¿Qué clientes compran un determinado artículo? ¿Cuál es la ganancia total delmes?

- Conociendo la Interfaz Gráfica de Access
Cinta o Banda La banda de opciones contiene todas las opciones del programa agrupadas en pestañas. Al hacer clic en Crear, por ejemplo, veremos las operaciones relacionadas con la creación de los diferentes elementos que se pueden crear en Access. Todas las operaciones se pueden hacer a partir de estos menús. Pero las más habituales podríamosañadirlas a la barra de acceso. En algunos momentos algunas opciones no estarán disponibles, las reconocerás porque tienen un color atenuado. Las pestañas que forman la banda pueden ir cambiando según el momento en que te encuentres cuando trabajes con Access. Está diseñada para mostrar solamente aquellas opciones que te serán útiles en cada pantalla. Barra de Títulos Donde aparecerá el nombre de laBase de Datos (archivo con extensión mdb) que se esta trabajando.

Profesor Reginaldo Salinas Bruna

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______________________________________________________________ Barra de Estado Se encuentra en la parte inferior de la pantalla y contiene indicaciones sobre el estado de la aplicación, proporciona distinta información según la pantalla en laque estemos en cada momento. Por ejemplo aquí nos indica que tenemos la tecla de teclado numérico pulsada (Bloq Num), que estamos en la vista Hoja de datos y podemos cambiar la vista a Hoja de datos, Tabla dinámica, Gráfico dinámico y Diseño con los cuatro botones que aparecen a la derecha.

Opciones de Menú y Métodos Abreviados En Access nos encontraremos con opciones de menú estandarizadas queya hemos aprendido en las anteriores unidades como el encontrar (…) donde nos aparecerá un cuadro de dialogo y combinaciones de teclas que son métodos abreviados de opciones de menú. Los principales que debemos manejar son: Ctrl+G Graba la Base de Datos. Ctrl+X , C y V Nos permiten cortar, copiar y pegar lo seleccionado. Ctrl+Z Deshace la ultima operación.

Y de los métodos abreviados no debemosolvidar que pulsando la tecla ALT entraremos en el modo de acceso por teclado. De esta forma aparecerán pequeños recuadros junto a las pestañas y opciones indicando la tecla (o conjunto de teclas) que deberás pulsar para acceder a esa opción sin la necesidad del ratón.. Para así poder acceder a una opción de menú en forma más rápida.

- Introducción a las Base de Datos
Conceptos Antes deempezar a usar Access debemos conocer los siguientes conceptos: Base de Datos Es una colección de datos organizada. Tabla Es un objeto que nos permite contener información en forma estructurada por medio de campos y registros.

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______________________________________________________________ Campos Son lascolumnas de la tabla. Las principales características de los tipos de campo en Access son las siguientes: Texto: Almacenan cualquier carácter, incluyendo letras, números que no requieren realizar operaciones matemáticas, símbolos especiales. Memo: Puede contener texto en formato libre, de longitud variable hasta un máximo de 64.000 caracteres. Numérico: Dígitos decimales y opcionalmente el punto...