Acta de caja menor

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Acta No._______________

Siendo la 2:00 pm del 10 de Agosto de 2012, en la ciudad de Barranquilla, se reunieron los señores abajo firmantes en la sala de juntas de Industria de Metales s.a. ubicada en el km 5 antigua via a Puerto Colombia, con el motivo de hacer la apertura de la caja menor de la empresa.

ORDEN DEL DIA
1. Verificación del Quorom
2. Apertura de caja
3. Monto dela caja menor
4. Responsable de la caja menor
5. Procedimiento de control y registro de la caja menor
6. Valor máximo a pagar por caja menor
7. Conceptos que se pueden pagar por caja menor
8. Base mínima para el reembolso de la caja menor
9. Arqueo de la caja menor
10. Prohibiciones
11. Reintegros definitivos

1. Verificación del Quórum:
Se haverificado el Quórum, contando con 100% de los convocados presentes
2. Apertura de la caja menor
La presente reunión se realiza por motivo de hacer apertura a la caja menor de la empresa Industria de Metales s.a. la cual estar vigente a partir del 15 de agosto del 2012; los arqueos se realizaran cada quince días para verificar el buen manejo de la caja.
3. Monto de la caja menor
La cajamenor tendrá un monto total de $300.000 (trescientos mil pesos m/cte.)
4. Responsable de la caja menor
La caja menor será manejada por la secretaria de Gerencia; Cuando el responsable de se encuentre en vacaciones, licencia o comisión se deberá encargar temporalmente a otro funcionario idóneo de la empresa, procedimiento que se debe efectuar por escrito.
Cuando se cambie el responsable dela caja menor deberá hacerse un arqueo efectuando el reembolso total de los gastos realizados con corte a la fecha del cambio.
5. Procedimiento de control y registro de la caja menor
El registro del movimiento de las cajas menores será elaborado por la persona encargada del área contable previa presentación de la planilla y anexos.
Las operaciones se deben registrar de manera individual yen orden cronológico con base a los documentos soportes de cada operación indicando la fecha, concepto, beneficiario del pago y valor.
6. Valor máximo a pagar por caja menor
Se ha acordado que el valor máximo que el valor máximo a pagar por caja menor es de $30.000 que corresponde al 10% del monto total de la misma.

7. Conceptos que se pueden pagar por caja menor
Con los recursosde la caja menor de pueden pagar conceptos como:
Fotocopias
Compras minimas de papelería y útiles de oficina
Transportes necesarios para realizar las diligencias de la empresa
Elementos de aseo y cafería
Servicio de parqueadero
Combustible
Otros gastos de carácter urgente que no sobrepasen el valor estipulado anteriormente

8. Base mínima para el reembolso de la caja menor
Seconvino que el reembolso se debe solicitar cuando se haya gastado el 80% del valor asignado como caja menor y lo legalizará la persona encargada del manejo de la misma, previa presentación de la planilla elaborando la clasificación por rubro adjuntando los soportes firmados y autorizados.
Cuando se trate de la legalización definitiva de la caja menor por cierre de la vigencia, cambio deresponsable del manejo o cancelación de la misma, se debe efectuar un arqueo físico por parte de los funcionarios que para tal efecto se designe.
En la legalización de los gastos para efectos del reembolso, se exigirá el cumplimiento de los requisitos que a continuación se indican:

1. Los gastos estén agrupados por rubros, bien sea en el comprobante de egreso o en la relación anexa, y quecorrespondan a los autorizados en la resolución de constitución
2. Que los documentos presentados sean originales y estén firmados por los acreedores con identificación del nombre o razón social y el número del documento de identidad o Nit, objeto y cuantía.
3. Que la fecha del comprobante del gasto corresponda a la vigencia fiscal que se está legalizando
4. Que el gasto se haya efectuado...
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