Acta, reseña y hoja de vida

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ACTA

La palabra "acta" viene del latín y significa "los hechos"; luego, un "acta" no es más que un testimonio escrito de los hechos ocurridos en cualquier circunstancia: una reunión de consorcio, una asamblea de miembros de una comisión directiva de cualquier entidad, una certificación del nacimiento de una persona, etc. Es decir, hechos que se asientan por escrito y que resulta importanteregistrar y conservar.
Formalmente debe contener datos del lugar donde se "labra" (así se denomina al hecho de redactarla; "labra" viene del latín "labora", "trabaja"), fecha y hora; una breve introducción sobre el hecho a que se refiere o el motivo que da lugar a su escritura y, en el "cuerpo", un detalle pormenorizado de lo que acontece en el acto o reunión. Si hay debates, nómina de los queintervienen y síntesis de lo que dicen, así como las conclusiones a las que se arriban. Si hay votaciones, detalle de lo que se vota y resultado de la votación. Si hay "mociones" (acciones que los presentes proponen), detalle del contenido de cada una y mención de quien la formuló. Para su cierre, se usa generalmente un párrafo "de estilo", indicando la hora en que termina el acto y señalando que alpie firmarán los presentes "prestando su conformidad" a lo actuado.
Las actas son testimonios de hechos ocurridos y suelen escribirse en libros con hojas renglonadas para ello. Además, se las numera correlativamente.


REQUISITOS DE UN ACTA

Un acta de Asamblea de Accionistas o Junta de Socios, debe contener:

1. Número de Acta y nombre de la sociedad a la que pertenece.
2. Órgano que sereúne (Junta de Socios o Asamblea de Accionistas)
3. Naturaleza de la reunión: corresponde a la determinación de su carácter: ordinario o extraordinario, por derecho propio, segunda convocatoria o universal.
4. Fecha y hora de la reunión.
5. Lugar de la reunión: De acuerdo con el Código de Comercio (Artículos 186 y 190), la junta de socios o asamblea de accionistas se reunirá en el domicilio dela sociedad, salvo que se encuentren representados la totalidad de socios o accionistas. Las decisiones tomadas en contravención de esta norma serán ineficaces.
6. Nombre de la persona que de acuerdo con los estatutos, debe presidir la reunión, así como de la persona que actúe como secretario de la misma.
7. Convocatoria o comunicación mediante la cual se cita a todos los socios a la reunión.Debe contener los siguientes requisitos:

- Identificación del medio utilizado para realizar la convocatoria de acuerdo con lo previsto en los estatutos. Si el medio no ha sido estipulado, se debe convocar mediante aviso que se publicará en un diario de circulación en el domicilio principal de la sociedad. (Código de Comercio, artículos 186 y 424)
- Órgano o persona que realizó la convocatoriade conformidad con los estatutos y la ley.
- Se debe informar con cuántos días de anticipación se citó a la reunión o en su defecto la fecha en que se realizó la citación. No se tendrá en cuenta ni el día de la convocatoria ni el de la sesión.

8. Para efectos de verificar del quórum legal o estatutario, se debe incluir la lista de los asistentes y el número de derechos propios o ajenosrepresentados en la reunión. Tratándose de sociedades por acciones, es necesario indicar el número de acciones suscritas presentes o representadas.

9. También se deben incluir las decisiones y nombramientos aprobados, indicando el número de votos emitidos a favor, en contra o en blanco. Verifique que los nombramientos hayan sido efectuados por el órgano competente y que correspondan a cargosprevistos en los estatutos o en la Ley.

10. Constancia de aprobación del texto del acta por parte del órgano social respectivo o por la comisión designada para el efecto. (Código de Comercio, artículo 189)

11. Fecha y hora de la clausura.

12. Firmas o constancia de las firmas del Presidente y el Secretario, o en su defecto el Revisor fiscal. (Código de Comercio, artículos 189 y 431)...
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