Actas

Nº 985-59-AEE-2005

18 de noviembre del 2005

MBA
Ana Eugenia Romero Jenkins
Jefa a.í.
Departamento Proveeduría Judicial

Estimada señora:

De conformidad con la revisión y análisis de la destrucción de materiales y suministros ubicados en el Almacén de su despacho, que se encontraban en mal estado, detallados en el oficio Nº 1945-DP/08-2005 del 1 de abril del 2005, suscrito por laSección de Suministros del Departamento a su cargo y que fueron desechados en la destrucción realizada el 1 de julio del 2005, este despacho detectó las siguientes debilidades de control interno, a saber:

1. Sobre las tareas previas a la destrucción de bienes:

Del análisis de los aspectos previos a la realización de la destrucción programada, se comprobó que no se cumplió a cabalidad con ellos,principalmente en lo referente a:

▪ Ejecución del trámite correspondiente para el traslado de los materiales una vez demolidos al respectivo Botadero de Basura:

En el oficio Nº 3955-DP/18-2005 del 20 de junio del 2005 emitido por el MBA. Eladio A. Valerio Madriz, en su condición de Jefe may. del Almacén de esa Proveeduría, se manifiesta que la destrucción se llevaría a cabo el 24 dejunio del presente año; no obstante debió posponerse la actividad, y trasladarse para ejecutarla el 1º de julio, en conjunto con la destrucción de activos que se tenía previsto realizar en esa fecha, debido a que no se tenía listo el respectivo trámite para trasladar los materiales al Botadero de Basura, según la revisión efectuada por este Despacho un día antes de que se planeaba ejecutar ésta.▪ Ausencia de una acta de destrucción previamente confeccionada por la oficina responsable:

Al respecto, es importante indicar que para la destrucción programada, se utilizó como medio escrito para efectuar la respectiva destrucción, un listado con la descripción de los materiales que se pretendía destruir, el cual se adjuntó al oficio Nº 3955-DP/18-2005 del 20 de junio del 2005, suscrito porel MBA. Eladio A. Valerio Madriz, Jefe a.í. del Almacén de la Proveeduría, donde se comunicaba de la ejecución de dicha actividad.

Cabe destacar que esta Auditoría en el informe Nº 681-70-AEE-2003 del 4 de setiembre del 2003, conocido por el Consejo Superior en la sesión Nº 81-03 celebrada el 28 de octubre 2003, artículo XL, emitió una serie de recomendaciones al Departamento de ProveeduríaJudicial, entre ellas, la recomendación 3.3 que indicaba lo siguiente para la ejecución de destrucciones:

“Elaborar el Acta de Destrucción de Activos con la debida antelación y en estricto cumplimiento de los requisitos de un documento de esta índole, lo cual significa que dicha Acta deberá contener, entre otros, los siguientes elementos:

❖ Número de Destrucción querepresenta.
❖ Fecha de la Destrucción.
❖ Hora de inicio y hora de finalización de la destrucción.
❖ Detalle pormenorizado de los bienes que se están incluyendo para ser destruidos: que indique el tipo de bien, el número de placa de patrimonio, descripción del bien (marca, serie, modelo, entre otros), de tal forma que se tenga certeza sobre el activo que se está destruyendo.❖ Nombre y firma de los servidores judiciales que se responsabilizan de la destrucción realizada.
❖ Cualquier otra observación que se considere necesaria para que exista claridad en la información que se incluye en ese documento.

Es importante indicar que esta Acta de Destrucción será elaborada de manera posterior a la revisión preliminar que deberá realizar losencargados de la tarea de destrucción de activos, en la bodega donde se almacenan esos bienes, para hacer una selección inicial de la cantidad de activos que se podrá incluir, según el tiempo previsto para la puesta en marcha de la destrucción. Lo anterior con el objetivo de que la información incluida en el Acta elaborada, se ajuste lo mayor posible a los bienes que realmente se van a destruir, de...