Actividad 1

Actividad 1
ADMINISTRACION DOCUMENTAL EN EL ENTORNO LABORAL(1080169)
Nombre Aprendiz:Juan Camilo Carabali Ospina

Además de conocer conceptos relacionados con Administración Documental en la Archivística, es indispensable saberlos aplicar, de forma adecuada, en el entorno laboral. Teniendo en cuenta las lecturas indicadas anteriormente, así como los conceptos de la Administración Documental enla Archivística, es momento que usted emplee los conocimientos adquiridos hasta el momento para identificar y analizar diferentes procesos de un contexto laboral, a través del siguiente ejercicio:

Inicialmente, seleccione una empresa que tenga bien definida la unidad de archivo o una oficina que se encargue específicamente de la clasificación documental, de acuerdo a las áreas que constituyan laempresa. Tenga en cuenta que la empresa puede ser su propio lugar de trabajo o una entidad cercana a la cual tenga acceso o conozca. Cuando haya seleccionado la empresa determine los siguientes aspectos:
 Basado en la terminología del proceso administrativo mencionado en el primer contenido de estudio, es momento que usted indague en la oficina o unidad que seleccionó, acerca de cómo se aplicanlas funciones para administrar los documentos, cumpliendo con la normatividad vigente.
 Teniendo en cuenta elementos archivísticos mencionados en el segundo contenido de estudio, explique cómo se hace la clasificación de los archivos.
 Mencione al menos 5 aspectos de Ley 594 de 2000 y 5 aspectos del Acuerdo 027 de 2006, que haya identificado en la empresa que labora o que conoce.
 Evidencie laactividad en enlace llamado ESPACIO ENVÍO DE ACTIVIDAD 1 que se encuentra en el botón actividades, carpeta Actividad de Aprendizaje 1 en un documento Word.


Recomendación: Para el desarrollo de esta actividad tenga en cuenta el material propuesto en los primeros dos numerales de esta guía (3.1 y 3.2). Tome apuntes cuando esté desarrollando la actividad. Es importante que tenga en cuenta lainformación obtenida de la actividad, para el desarrollo de las actividades de evaluación.




Desarrollo

1- La entidad que seleccione es el CENAC ARMENIA es la entidad encargada de administrar los gastos de los batallones es decir constituyen núcleos especializados que concentran las funciones administrativas inherentes a la ejecución presupuestal de los recursos asignados , a través de unaestructura organizacional que agrega las Áreas de: Planes, Presupuesto, Contratación, Contabilidad, Tesorería y Control de Inventarios, integradas para responder por los procesos y procedimientos conducentes a la adquisición de bienes y servicios, posibilitando el cumplimiento de misión encomendada a todas las unidades militares en sus diferentes jurisdicciones.

En la CENAC se aplican las funciones paraadministrar los documentos de la siguiente forma: primero se organizan los documentos que emite cada sección en forma cronológica luego se organizan que queden por carpeta 200 folios de allí se depura la documentación, luego se hace la foliación correspondiente a la carpeta, después se elabora el inventario documental de la carpeta, se hace el stiker de la carpeta o rotulo y por último se hace latransferencia primaria a la oficina de gestión documental para ser archivada en la bodega.
Todo este proceso se hace teniendo en cuenta la normatividad establecida por el archivo general de la nación (ley 594 del 2000 y la directiva 0102 sobre Administración de Archivos del Ejercito Nacional.)


2- La clasificacion de los archivos se hace en tres pasos que nos muestra el articulo 23 de la ley594 del 2000 :

ARCHIVO DE GESTI0N: Comprende toda la documentación que es sometida a continua utilización y consulta administrativa por las oficinas productoras u otras que la soliciten. Su circulación o trámite se realiza para dar respuesta o solución a los asuntos iniciados.
ARCHIVO CENTRAL: En el que se agrupan documentos transferidos por los distintos archivos de gestión de la entidad...