ACTIVIDADES EJECUTIVAS

“AÑO DE LA INFRAESTRUCTURA PARA LA INTEGRACIÓN”

ASIGNATURA :

Actividades Ejecutivas

CARRERA :
Secretariado EjecutivoChiclayo - 2005

ORGANIZACIÓN DE VIAJES Y EVENTOS

Introducción:
Los ejecutivos frecuentemente realizan viajes de negocios y programan eventos especiales en la empresa, los cuales requieren unacuidadosa planeación para lograr excelentes resultados. El trabajo secretariado en estas ocasiones se multiplica; debe desarrollar las labores cotidianas y las relacionadas: Programación, Realización yFinalización del evento.

Eventos:
En general para organizar cualquier evento o reunión es necesario seguir unos pasos básicos para su realización y obtener el éxito sin contratiempos, estos pasos son:Programación, Realización y finalización del evento o viaje.

Programación: Corresponde a la organización, lo que debe realizarse en equipo mediante la asignación de funciones y tareas paracoordinar ejecutar y evaluar:
✓ Nombra comités para asignar tareas específicas.
✓ Elaborar la lista de asistentes de acuerdo con los objetivos de la reunión.
✓ Definir la fecha exacta derealización.
✓ Determinar el sitio o lugar de acuerdo con el N° de participantes y objetivos del evento.
✓ Coordinar actividades sociales extraevento: cóctel o copa de champaña, recorrido por laciudad y lugares turísticos.
✓ Si algunos participantes llegan de otras ciudades deben tenerse en cuenta alojamientos, desplazamientos, reservaciones de áreas, etc.
✓ Elaborar y distribuirinvitaciones oportunamente, puede hacerse por cartas, Tarjetas, Memorando, telefónicamente con tres días de anticipación como mínimo.
✓ Disponer de recursos necesarios: Papelógrafo, papel,televisor, marcadores, proyectores, lapiceros, etc.
✓ Organizar oportunamente el sitio teniendo en cuenta números de sillas, notación en cada puesto de libreta, lápiz, bolígrafo, etc.
✓... [continua]

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