Activos fijo

OBJETIVO
Establecer las instrucciones contables y administrativas que deberán seguirse para la programación y toma física del inventario de los bienes muebles del activo fijo de la Universidad y el tratamiento administrativo y contable aplicable a los sobrantes y/o faltantes.
ALCANCE
Las disposiciones de este procedimiento se aplicarán a todos los bienes muebles del activo fijo de laUniversidad, independientemente de su ubicación, cuantía, uso o valor y modalidad de su adquisición.
DISPOSICIONES GENERALES
Las contenidas en el Boletín PNP-4.3 : Control de Activos Fijos – Normativa General.
DE LA TOMA FÍSICA DEL INVENTARIO DE ACTIVOS FIJOS
La toma de inventario es un proceso que consiste en verificar físicamente los bienes, a una fecha determinada, con el fin de asegurar suexistencia real. Ésta, permite contrastar los resultados obtenidos con los registros contables, a fin de establecer su conformidad, investigando las diferencias que pudieran existir, y proceder a realizar los ajustes necesarios, según sea el caso.
La toma del inventario deberá considerar, además de la comprobación de la presencia física, su estado de conservación y condiciones de utilización y deseguridad.
La Gerencia de Servicios, establecerá un programa permanente de inventarios parciales anualmente, los cuales deberán cubrir todos los renglones del activo fijo en un período de tres (3) años.
Al concluir el tercer año se comienza de nuevo con los renglones inventariados el primer año y así sucesivamente. Los renglones a ser inventariados cada año, serán seleccionados por la Gerencia deServicios – Departamento de Bienes y Servicios.
Pasos para la Realización del Inventario.

Para la realización del Inventario, deberá disponerse de un plan de acción específico, condiciones de trabajo adecuado e información base para verificar su existencia y condición. Para ello se requiere:
1. Establecer un cronograma de trabajo en el cual se especifiquen las fechas y horarios en los cuales sehará el conteo físico por áreas (Ejm. Edif. Rectorado, Edif. la Arboleda, Cendeco, etc), y el personal (propio y/o contratado) a cargo del mismo.
2. Suspender temporalmente la movilización interna de equipos. Las excepciones deben ser tratadas de manera especial.
3. Generar reporte con la información registrada en el sistema de activos fijos mediante el cual se identifiquen todos los activosfijos y estructurar un formato con la siguiente información:
1. Información según Sistema de Activos Fijos
1.1. Descripción Activo
1.1.1. Nombre
1.1.2. Tipo
1.1.3. Sub-Tipo
1.1.4. Marca
1.1.5. Modelo
1.1.6. Serial
1.2. Ubicación (Organización, Área Geográfica)
1.3. Custodio
1.4. Cuenta contable bajo la cual está registrado cada Renglón
1.5. Cantidad
1.6. Valor en libros
2. Conteofísico
2.1. Cantidad (Existencia según conteo físico)
2.2. Faltantes
2.3. Sobrantes
2.4. Observaciones (estado de conservación, condiciones de utilización, seguridad, etc.)
3. En el acto de la toma de inventario, a cada unidad del activo fijo que no disponga de etiqueta de identificación permanente, se procederá a colocarle una etiqueta temporal a los efectos de elaborar su etiqueta deidentificación permanente. Esta etiqueta contendrá el código (numérico o alfanumérico) mediante el cual se identifica el respectivo activo en el Módulo de Activo Fijo. Dicha etiqueta deberá ser de un material resistente a las condiciones ambientales, preferiblemente de metal.
4. Una vez que se haya terminado el conteo físico de cada renglón se conciliará con las cifras reflejadas en los libros contables(Módulo de Activo Fijo). En caso de que surja alguna diferencia, sobrante o faltante, se hará una nueva verificación y si dicha diferencia se ratifica, se procederá de la siguiente manera:
4.1. En el caso de faltantes, la Gerencia de Servicios deberá, con apoyo del custodio y de la Gerencia de Seguridad, determinar las causas que originaron el faltante.
4.2. En el caso de sobrantes, la Gerencia...