Acuerdo 060

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ACUERDO 060 DEL 30DE OCTUBRE DE 2001

RAFAEL IGNACIO ZAPATA TRUJILLO

Agosto 19 del 2010

ACUERDO 060 DEL 30DE OCTUBRE DE 2001

ACUERDO 060 DEL 30DE OCTUBRE DE 2001

OBJETIVO GENERAL:
Analizar el alcance del acuerdo 060 y sus implicaciones a nivel de la ley de archivos en cuanto a las pautas para la administración de las comunicaciones oficiales en las entidades públicas y lasprivadas que cumplen funciones públicas.


OBJETIVO ESPECIFICO:
Observar a fondo el acuerdo 060 con el fin de mirar a futuro las conexiones entre esta acuerdo y lo que es el recibo y despacho de documentos.

ACUERDO 060 DEL 30DE OCTUBRE DE 2001
Que para la adecuada prestación de los servicios ofrecidos por las unidades de correspondencia de las entidades públicas y privadas que cumplenfunciones públicas, es necesario establecer pautas que hagan efectivo su cumplimiento bajo los principios que rigen la administración pública.
Que la ley 594 del 2000 tiene por objeto, establecer las reglas y principios generales que regulan la función archivística del estado, por intermedio del archivo general de la nación.
Que el gobierno nacional ha diseñado la agenda de conectividad, como unapolítica de estado, que busca masificar el uso de las tecnologías de la información en Colombia y con ello aumentar la competitiva del sector productivo, modernizar las instituciones públicas y socializar el acceso a la información, dándole carácter legal mediante la directiva presidencial No 2 del 2000.
Articulo No 2 definiciones: para los efectos del presente acuerdo, se definen los siguientesconceptos así:
· Archivo electrónico son los documentos hechos a nivel electrónico y tratados para ser archivados, según la estructura por el órgano productor es decir según la persona que haya hecho el documento mismo
· Comunicaciones oficiales son todas aquellas que han sido recibidas o realizadas en materia de las funciones legales de una entidad independiente del medio utilizado.
·Correspondencia es aquella comunicación de carácter privado que llega a las entidades a título personal, citando o no el cargo del funcionario y no generan trámites para la institución.
· Documento electrónico de archivo es el registro de información generada, recibida, almacenada y comunicada por medios electrónicos, que permanece en estos medios durante su ciclo vital; es producida por una persona o entidaden razón de sus actividades y debe ser tratada conforme a los principios y procesos archivísticos.
· Documento original es la fuente primaria de información con todos los rasgos y características que permiten garantizar su autenticidad e integridad.
· Documento público es el producido o tramitado por el funcionario público en ejercicio de su cargo o con su intervención.
· Radicación decomunicaciones oficiales es el procedimiento por medio del cual, las entidades asignan un numero consecutivo a las comunicaciones recibidas o producidas, dejando constancia de la fecha y hora de recibo o envío, con el propósito de oficializar su trámite y cumplir con los términos de vencimiento que establezca la ley. Estos términos, se empiezan a contar a partir del día siguiente de radicado eldocumento.
· Registro de comunicaciones oficiales es el procedimiento por medio del cual, las entidades ingresan en sus sistemas manuales o automatizados de correspondencia, todas las comunicaciones producidas o recibidas, registrando datos tales como
NOMBRE DE LA PERSONA
ENTIDAD REMITENTE O DESTINATARIA
NOMBRE O CODIGO DE LAS DEPENDENCIAS COMPETENTES
NUMERO DE RADICACION
NOMBRE DEL FUNCIONARIORESPONSABLE DEL TRÁMITE
ANEXOS Y TIEMPO DE RESPUESTA (ENTRE OTROS)
· Serie documental conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogéneos, emanados de un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas.
· Tabla de retención documental listado de series y sus correspondientes tipos documentales, producidos o recibidos por una...
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