Acuerdo 07

ACUERDO 7 DE 1994 LA JUNTA DIRECTIVA DEL ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN DE COLOMBIA
Considerando:
Que el artículo cuarto del decreto Ibídem, precisa las funciones del ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN y en su numeral h) indica: «regular y racionalizar la producción, gestión y administración de los archivos de la Administración Pública». Que el artículo octavo del decreto 1777, establece las funcionesde la Junta Directiva, y en su numeral a) dispone: "Adoptar y evaluar periódicamente la política archivística a nivel nacional, y que en su literal c) taxativamente manifiesta: «Expedir normas y reglamentos generales sobre organización de los archivos, administración y gestión de documentos, descripción, investigación, consulta, reprografía, certificación, transferencias, retención, selección yconservación de documentos y en general sobre aquellos aspectos que exija la racionalización y normalización del trabajó archivístico a nivel nacional».
Que en desarrollo de lo dispuesto en la Ley 80 de 1989 y en el Decreto 1777 de 1990,
Acuerda:
Artículo PRIMERO. Adoptar y expedir el presente Reglamento General de Archivos, como norma reguladora del quehacer archivístico del país.
PARTEPRELIMINAR
ARTÍCULO 1o. PRINCIPIOS RECTORES. Los Archivos harán suyos los fines esenciales del Estado, en particular los de servir a la comunidad y garantizar la efectividad de principios, derechos y deberes consagrados en la Constitución y los de facilitar la participación de la comunidad y el control ciudadano en las decisiones que los afecten en los términos previstos por la Ley.
Los documentos queconforman los archivos son importantes para la administración y la cultura porque son imprescindibles para la toma de decisiones basadas en antecedentes y porque pasada su vigencia se convierten en fuentes de la historia y componentes valiosos del patrimonio cultural; y de la identidad nacional.
DISPOSICIONES GENERALES
ARTÍCULO 2o. OBJETO DEL REGLAMENTO GENERAL DE ARCHIVOS. El presenteReglamento tiene por objeto suministrar las pautas y principios que regulan la función archivística en las entidades oficiales.
ARTÍCULO 3o. CONCEPTOS FUNDAMENTALES. Para efectos de este Reglamento y con miras a obtener unidad en la definición de criterios y alcances de los términos más generales empleados en materia de archivos, se adopta el glosario como parte integral del mismo.
ARTÍCULO 4o. FASES DEFORMACIÓN DEL ARCHIVO. Teniendo en cuenta el ciclo vital de los documentos, los archivos se forman a través de las siguientes fases:
1. Archivos de gestión o de las oficinas productoras de documentos, en los que se reúne la documentación en trámite en busca de solución a los asuntos iniciados, sometida a continua utilización y consulta administrativa por las mismas oficinas u otras que lasoliciten.
2. Archivos centrales o intermedios, en los que se agrupan documentos transferidos por los distintos archivos de gestión de la entidad respectiva, una vez finalizado su trámite, que siguen siendo urgentes y objeto de consulta por las propias oficinas y los particulares en general.
ARTÍCULO 5o. CATEGORIZACIÓN DE ARCHIVOS OFICIALES. Los archivos de carácter oficial, de acuerdo con ladocumentación que conservan, se tipifican en las siguientes categorías:
1. Archivo General de la Nación. Está integrado por los fondos documentales procedentes de entidades oficiales del sector central y aquellos que por su especial valor reciba en custodia.
2. Archivos del Orden Nacional. Están integrados por los fondos documentales procedentes de organismos del orden nacional y aquellos que reciban encustodia.
3. Archivos del Orden Departamental. Están integrados por fondos documentales procedentes de los organismos del orden departamental y aquellos que reciban en custodia.
ARTÍCULO 6o. CAMPO DE APLICACIÓN. El presente reglamento se aplicará en todos los archivos oficiales del orden nacional, departamental, distrital, municipal; de las entidades territoriales indígenas; de las entidades...