Acuerdo 42 2002

Acuerdo No. 042 (Octubre 31 de 2002)

Por el cual se establecen los criterios para la organización de los archivos de gestión en las
entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas, se regula el Inventario
Único Documental y se desarrollan los artículos 21, 22, 23 y 26 de la Ley General de
Archivos 594 de 2000
EL CONSEJO DIRECTIVO DEL ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN

En ejercicio delas facultades que le confiere la Ley 80 de 1989, Artículo 76 de la Ley 489 de
1998 y la Ley General de Archivos 594 de 2000 y,
CONSIDERANDO:

Que el artículo segundo de la Ley 80 de 1989 señala las funciones del Archivo General de la
Nación y en su literal b) estipula: “Fijar políticas y establecer los reglamentos necesarios
para garantizar la conservación y el uso adecuado del patrimoniodocumental de la Nación
de conformidad con los planes y programas que sobre la materia adopte la Junta Directiva”
ahora Consejo Directivo, en virtud del Decreto 1126 de 1999.
Que de acuerdo con lo señalado en el numeral 5 del artículo 34 de la Ley 734 de 2002, es
un deber de cada servidor público custodiar y cuidar la documentación e información que
por razón de su empleo, cargo o función conserve bajosu cuidado o a la cual tenga acceso,
e impedir o evitar la sustracción, destrucción, ocultamiento o utilización indebidos. Así
mismo y de acuerdo con el numeral 13 del artículo 35 de la mencionada ley, está prohibido
a los servidores públicos ocasionar daño o dar lugar a pérdida de bienes, elementos,
expedientes o documentos que hayan llegado a su poder por razón de sus funciones.
Que el artículo21 de la Ley 594 de 2000 establece que las entidades de la administración
pública y las empresas privadas que cumplen funciones públicas deberán elaborar
programas de gestión documental, en cuya aplicación atenderán los principios y procesos
archivísticos; el artículo 22 de la misma ley, prevé que la gestión de documentos dentro del
concepto de archivo total, comprende procesos tales como: laproducción o recepción, la
distribución, la consulta, la organización, la recuperación y la disposición final de los
documentos, y su artículo 23, sobre formación de archivos, dispone que teniendo en cuenta
el ciclo vital de los documentos, los archivos se clasifican en: Archivos de Gestión, Archivos
Centrales y Archivos Históricos.
Que el artículo 26 de la Ley 594 de 2000 señala que es obligación delas entidades de la
administración pública elaborar inventarios de los documentos que produzca en ejercicio de
sus funciones, de manera que se asegure el control de los documentos en sus diferentes
fases.
ACUERDA:

ARTÍCULO PRIMERO.- Objeto. Establecer los criterios que deben seguirse para la
organización de los archivos de gestión, en las entidades del Estado en sus diferentes
niveles de laorganización administrativa, territorial y por servicios y las entidades privadas
que cumplen funciones públicas, de acuerdo con los Artículos 8º y 9º. de la Ley 594 de
2000.
Continuación Acuerdo No. 042-2002 Página No.2
ESTABLECIMIENTO PUBLICO ADSCRITO AL MINISTERIO DE CULTURA
Carrera 6 No. 6-91  3373111 Fax: 3372019 A.A. 37555 E-MAIL: agnnal@attglobal.net Bogotá. D.C.
Página Web:www.archivogeneral.gov.co

ARTÍCULO SEGUNDO.- Obligatoriedad de la organización de los archivos de gestión.
Las entidades a las que se les aplica este Acuerdo, deberán organizar sus archivos de
gestión de conformidad con sus Tablas de Retención Documental y en concordancia con
los manuales de procedimientos y funciones de la respectiva entidad.
ARTICULO TERCERO.- Conformación de los archivos de gestión yresponsabilidad
de los jefes de unidades administrativas. Las unidades administrativas y funcionales de
las entidades deben con fundamento en la tabla de retención documental aprobada, velar
por la conformación, organización, preservación y control de los archivos de gestión,
teniendo en cuenta los principios de procedencia y orden original, el ciclo vital de los
documentos y la normatividad archivística....