ACUERDO

Páginas: 8 (1896 palabras) Publicado: 14 de marzo de 2014
ACUERDO 16 DE 2002
(dado en Marzo 8 del 2002)
"Por el cual se adopta la política archivística y se dictan otras disposiciones para el manejo de los archivos públicos de las cámaras de comercio".
EL CONSEJO DIRECTIVO DEL ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN,
ACUERDA
ARTICULO 1º-
En la creación, organización, preservación y control de los archivos de los registros públicos de las cámaras decomercio, se tendrán en cuenta, entre otras, las siguientes normas:
Las contenidas en la Ley 594 de 2000 "por medio de la cual se dicta la ley general de archivos.
Las señaladas en el libro primero, capítulo II, título III del Código de Comercio "Del registro mercantil"
Las previstas en el Decreto 2150 de 1995 y en el Decreto Reglamentario 427 de 1996 "por medio del cual el Estado delegó a las cámarasde comercio el registro de algunas entidades sin ánimo de lucro y definió los parámetros para su prestación" y las demás normas que las modifiquen o deroguen.
ARTICULO 2º-
Para los efectos del presente acuerdo y de conformidad con lo establecido en la Ley 594 de 2000 y el Acuerdo 07 de 1994, se entiende que las siguientes expresiones significan:
Archivo público:. Es el conjunto de documentospertenecientes a entidades oficiales y aquellos que se derivan de la prestación de un servicio público por entidades privadas.
Archivo de gestión:. Comprende toda la documentación que es sometida a continua utilización y consulta administrativa por oficinas productores u otras a la que solicite. Su circulación o trámite se realiza para dar respuesta o solución a los asuntos iniciados.
Archivocentral. Es la unidad administrativa donde se agrupan documentos transferidos o trasladados por los distintos archivos de gestión de la entidad respectiva, una vez finalizado su trámite, que siguen siendo vigentes y objeto de consulta por las propias oficinas y los particulares en general.
Archivo histórico. Es aquel al que se transfiere desde el archivo central los documentos de archivo deconservación permanente.
Automatización. Es la aplicación de los medios tecnológicos a los procesos de almacenamiento y recuperación de la información documental.
Ciclo vital del documento. Son las etapas sucesivas por las que atraviesan los documentos desde su producción o recepción en la oficina y su conservación temporal, hasta su eliminación o integración a un archivo permanente.
Clasificacióndocumental. Es la labor intelectual mediante la cual se identifican y establecen las series que componen cada agrupación documental (fondo, sección y subsección), de acuerdo con la estructura orgánico funcional de la entidad.
Comité de archivo. Es el grupo asesor de la alta dirección, responsable de definir las políticas, los programas de trabajo y la toma de decisiones en los procesosadministrativos y técnicos de los archivos.
Conservación de documentos. Es el conjunto de medidas tomadas para garantizar el buen estado de los documentos. Puede ser preventiva o de intervención directa.
Conservación de archivos. Es el conjunto de medidas adoptadas para garantizar la integridad física de los documentos que alberga un archivo.
Copia autenticada. Es la reproducción de un documento, refrendadapor el funcionado competente para revestido de ciertas formas y solemnidades según lo establecido por la ley y que le confieren la fuerza jurídica del original.
Eliminación. Es la destrucción de los documentos que han perdido su valor administrativo, jurídico, legal, fiscal o contable y que no tienen valor histórico o que carecen de relevancia para la ciencia y la tecnología.
Expediente. Es elconjunto de documentos relacionados con un asunto, que constituyen una unidad archivística. Unidad documental formada por un conjunto de documentos generados orgánica y funcionalmente por una oficina productora en la resolución de un mismo asunto. Gestión de documentos. Es el conjunto de actividades administrativas y técnicas, tendientes al eficiente, eficaz y efectivo manejo y organización de la...
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