Administracion de condominios

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MANUAL PARA LLEVAR LA ADMINISTRACIÓN DE TU CONDOMINIO.

¿Eres responsable de la administración de tu condominio?

La primera regla que toda administración de condominios debe tener en cuenta es que la cantidad que pagan sus condóminos por concepto de cuotas de administración no sea menor ni justa a los gastos promedio de cada mes, sino sobrada.

¿Y porque debe ser sobrada?
Porque de esamanera el administrador podrá ir haciendo los gastos necesarios del mes con holgura, además de ir juntando una cantidad que les permitirá hacer gastos mayores posteriormente.

Si la cuota es justa o apenas rebasa el promedio de los gastos mensuales, el administrador va a verse en la necesidad de tener que pedir abonos extras para ir cubriendo las necesidades, complicando esto mas el trabajo yrequiriendo de más tiempo dedicado a ello, además de que si uno o dos condóminos se atrasan cubriendo su cuota del mes, no se contara en caja con lo suficiente para cubrir los gastos del mes. (20 o 30% arriba de lo que se necesita).

La segunda regla importante para administrar un condominio con éxito es el orden en la “caja chica”. Esto significa que debes de cuadrar tus gastos y según lo que tulibro de cuentas diga que tienes, revisar que efectivamente lo tengas.

Generalmente no le damos importancia a este punto y esperamos hasta cerrar el mes para tratar de cuadrar todo y claro, la memoria no te da para recordar todos los detalles de movimiento del dinero como para encontrar diferencias en faltantes. Cada vez que entre o salga dinero, revisa que todo este correcto, sólo serán unospocos minutos y te evitaras mucho trabajo al final del mes.

Para lograr esto, debes empezar cada mes con las cuentas claras. Haz tu corte el día ultimo del mes y una vez que hayas logrado que coincida la cantidad que dicen tus anotaciones con la que tienes en tu caja chica mas la cuenta de cheques o lo que sea la forma en que lo manejen, comenzaras el siguiente mes con este nuevo orden.

Sirecibes dinero.
Cada vez que te paguen cuotas y entre dinero o cheques a tu caja, anotas los pagos, sacas el saldo y cuentas el dinero para estar seguro que coincide con el saldo escrito.

Si haces gastos.
Cada vez que sacas dinero, si puedes lo anotas inmediatamente en tu cuaderno, si no, entonces pones junto con el dinero un papel donde escribas el concepto, la cantidad y la fecha. Y cuandotengas tiempo, te sientas a hacer tus anotaciones, sacar el saldo y contar el dinero, debe coincidir. Si haces esto todas las veces que saques dinero de tu caja, rara vez tendrás diferencias.

¿Y porque es que debo revisar que el saldo y el dinero coincidan, tantas veces?

Porque cuando revisas tu saldo y el dinero siempre que haces un movimiento, es mas fácil recordar cualquier cosa que tehaya faltado anotar, cualquier emergencia que hayas tenido, cualquier error, cualquier diferencia.

Generalmente la misma cantidad que te da como diferencia, cuando lo haces cada vez, claro, te va a dar la pauta de que cosa es lo que falto anotar, o si se anoto mal algún pago.

El cuaderno de los movimientos mensuales
Después de pasar por varias administraciones, se ha demostrado que la formaen la que llevamos los movimientos del mes en un cuaderno ha resultado exitosa, además de fácil, porque ahorras mucho tiempo en revisiones y búsquedas por diferencias y para cuando termina el mes, el corte esta prácticamente hecho. Estos son los pasos:

• El cuaderno debe ser tamaño carta y todas las anotaciones se harán con lápiz. Se utilizan 3 hojas para cada mes:

• La primera hoja setitulara:

Pagos del mes de _______de 2008.

Esta hoja será para anotar los pagos que los condóminos hacen cada mes. Y la dividiremos en 5 columnas. La primera columna para anotar el numero del departamento o casa, la segunda para la cantidad que paga del mes en curso, la tercera para el pago del gas, la cuarta para los pagos atrasados y una quinta para observaciones, como comentarios del adeudo...
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