Administracion de proyectos

La Administración de Proyectos como Herramienta de Crecimiento, por Roberto Toledo. ¿Qué tienen en común la implementación de un sistema informático, el desarrollo de un nuevo producto, el rediseño de un proceso de negocio y la construcción de una nueva planta de manufactura? Que todos ellos son proyectos. Esfuerzos temporales, con recursos humanos y financieros restringidos, enfocados en lograruna meta u objetivo específico. Durante la mayor parte del Siglo XX, la administración de proyectos como tal, fue considerada de uso exclusivo de algunos ingenieros. Las herramientas y métodos desarrollados, encontraron su campo de aplicación más fértil en proyectos grandes y complejos, tales como la construcción de presas, oleoductos o grandes instalaciones de manufactura, así como en eldesarrollo de artefactos de guerra, como aviones, barcos y armas sofisticadas. Casi hasta mediados de los 80’s, dentro de las universidades, la materia de Administración de Proyectos, era estudiada de forma secundaria u optativa por alumnos de las carreras de ingeniería y arquitectura solamente. Sin embargo este panorama ha cambiado radicalmente. Hoy en día, la mayoría de las organizaciones reconocen quela Administración de Proyectos como disciplina, tiene mucho que ofrecer al crecimiento y éxito de sus estrategias de negocio. “Los proyectos son la clave en esta nueva era de competencia global”1. La creciente competitividad, la famosa globalización y el constante cambio tecnológico han obligado a que las empresas modernas tengan que reaccionar con suma rapidez a los cambios del entorno. Nuevosrequerimientos por parte de los clientes, disposiciones gubernamentales y ambientales más estrictas, fusiones, adquisiciones o nuevas plataformas tecnológicas, obligan a que las empresas cambien, modifiquen u optimicen sus procesos, casi de forma permanente. Sin embargo el cambio no es sencillo, el cambio por regla general es caótico, es dinámico y pareciera prácticamente imposible de administrareficientemente. Si pensamos en las herramientas de la administración tradicional –normalmente orientadas a procesos y operaciones cíclicas–, es seguro que nos enfrentaremos a una tarea, sino imposible, si muy difícil. “El reto es administrar actividades que nunca han sido ejecutadas en el pasado y tal vez nunca sean repetidas en el futuro”2. Muchos proyectos terminan fuera de presupuesto o mas tardede lo previsto. Un estudio realizado por la empresa Standish Group de los Estados Unidos en 1998, reveló que, de un análisis de más de 28 mil proyectos de desarrollo de sistemas, solamente un 28 por ciento habían fracasado rotundamente (suspendidos o cancelados antes de terminar) y otro 46 por ciento habían terminado fuera de tiempo, arriba de presupuesto o con menor alcance del planeadooriginalmente3. Es en este ambiente donde muchos ejecutivos modernos han volteado su atención hacia la administración de proyectos. Hoy en día es cada vez más común encontrarse con profesionales prácticamente de todas las áreas, interesados en controlar de forma más eficiente las actividades, recursos y productos involucrados en el desarrollo de un proyecto. Sin embargo, muchas veces no es claro por dóndeempezar o qué es importante administrar. Tratemos de fijar entonces, los que se consideran los pasos básicos esenciales para lograr una administración eficiente.

1. Nunca inicies sin tener un objetivo bien definido: Muchos proyectos se originan con base en ideas sueltas o buenos deseos. Nunca empieces a trabajar como el toro que salta al ruedo como en diferentes direcciones y se estrellacontra las barreras. Si el objetivo del proyecto no ha sido suficiente y claramente definido por el iniciador, normalmente un alto directivo que fungirá el rol de “patrocinador”; ni la planeación, ni la ejecución del proyecto deben comenzar aún. Establece por escrito cuál es la misión del proyecto (producto o servicio que se pretende crear), qué objetivos específicos y que restricciones tienes que...