Administracion del tiempo

ADMINISTRACI�N DEL TIEMPO
| Introducci�n |
| Pasos para hacer que nuestro trabajo sea m�s eficaz |
| Sistemas para controlar y administrar el uso del tiempo |
| Ejercicio sobre los malversadores del tiempo. |
OBJETIVOS:
| El objetivo es la de aprender a organizar el tiempo que disponemos y aprovechar al m�ximo el tiempo que disponemos. |
| Aprender a controlar y administrarnuestro tiempo |
| Analizar las causas que nos hacen perder tiempo. |
ADMINISTRACI�N DEL TIEMPO
El tiempo es uno de los recursos m�s importantes para el Directivo, hay que tener en cuenta que para que podamos aprovechar y sacar el m�ximo partido de nuestro tiempo tiene que ser y estar organizados.
Una mala organizaci�n nos har� perder mucho tiempo y esto ir� ligado a perder dinero o dejarde ganarlo.
Junto con una buena organizaci�n del tiempo tiene que ir ligada una buena coordinaci�n del personal de nuestra empresa. Aprovechar las cualidades de cada empleado, que no se repitan tareas, que est�n comunicados los departamentos dentro de una misma empresa.
Antes de actuar hay que planear y programar c�mo vamos a distribuir el tiempo.
Elementos que nos har�n perder tiempo:
|mala organizaci�n (planificaci�n) |
| exceso de compromisos |
| intrusiones : llamadas telef�nicas, reuniones mal planificadas o a destiempo. |
| Falta de delegaci�n: no pueden hacerlo todo hay que aprender a delegar. |
Para aprovechar al m�ximo el tiempo que se tiene tendremos en cuenta los siguientes puntos:
- Tareas:
a) tareas proactivas: aquellas que est�n programadas, son las m�simportantes ya
que van dirigidas �reas claves.
b) tareas reactivas : son las que no est�n programadas
Teniendo en cuenta que las tareas m�s importantes son las programadas tendremos que darle un car�cter de urgencia, intentando resolverlas cuanto antes mejor dejando tiempo para las imprevistas.
-Informaci�n: debemos informarnos sobre los distintos aspectos del negocio y su f funcionamiento.-Planificaci�n y delegaci�n de funciones: cuando mejor planificados estemos m�s tiempo tendremos .
-Principio de Pareto: seg�n este principio los directivos utilizan la mayor parte de su t tiempo a solucionar problemas, en un negocio, el 20 por 100 de los problemas afectan al 80 por 100 de resultados y, a su vez, el 80 por 100 de los problemas s�lo afecta al 20 por 100 de los resultados.
Hay unaelevada cantidad de personas que trabajan muchas horas todos los d�as sentadas en una mesa. Disponen de la m�s moderna tecnolog�a. Su buen uso, junto a una buena organizaci�n, dar� como resultado una labor bastante m�s eficiente.
Un ordenador, tel�fono, fax, papeles...
Estos elementos junto a otros muchos, suelen estar presentes en las mesas de trabajo de las oficinas. Sea cual sea el lugar unacorrecta organizaci�n del entorno har�s m�s eficaz el que hacer diario de estas personas.
Pasos para hacer que nuestro trabajo sea m�s eficaz:
1-Ten organizado y limpio el lugar de trabajo: Cada cosa en su sitio, y un sitio para cada cosa. Es muy f�cil. Desde primera hora de la ma�ana todo debe estar preparado para funcionar correctamente. Puede haber un cliente que llame temprano y hay queestar preparados para informarle adecuadamente. En el puesto de trabajo el orden y la organizaci�n son la antesala de una mayor eficacia.
Imaginar cuando se trabaja de cara al p�blico, a nadie le gusta entrar en una tienda y verlo todo desordenado, da una mala imagen del lugar y de la persona que nos atiende. Debemos tenerlo lo mejor presentado posible, para que provoque el deseo de compra por partede nuestro cliente.
2- Cuida la presentaci�n personal: Especialmente si trabajas de cara al p�blico. Piensa que te ven a ti como representante de la empresa y que debes corresponder a la imagen que espera de ti tu interlocutor. Tampoco se debe descuidar una buena presentaci�n de nosotros mismos de cara a los compa�eros de trabajo.
3- Haz cada cosa a su orden: O sea, lo que viene primero....