Administracion documental

ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL

TATIANA ARANGO BOTERO

ACTIVIDAD 1

Instructor
Gabriel Arturo Robayo Vanegas
Ingeniero Industrial

SENA
COMPLEJO TECNOLÓGICO MINERO AGROEMPRESARIAL
ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL
AMALFI
2010

1. Concepto de administración documental

Generación de información y producción de documentos. Es la administración de documentos de todo tipo que nos permitetenerlos en forma organizada.
Es una actividad casi tan antigua como la escritura, que nació debido a la necesidad de "documentar" o fijar actos administrativos y transacciones legales y comerciales por escrito para dar fe de los hechos. Este tipo de documentos se plasmaron sucesivamente en tablillas de arcilla, hojas de papiro, pergaminos y papel, cuya gestión se fue haciendo cada vez más compleja amedida que crecía el tamaño de los fondos documentales.
Es un conjunto de técnicas, normas y principios que se relacionan con el tratamiento de los documentos que se procesan en cualquier organización.

2. Estable los objetivos que debe perseguir la Admón Documental y elabora un ensayo, máximo dos paginas, sobre la importancia de la Administración Documental.

* Objetivos de la Unidadde Administración documental.
Es un sistema de apoyo a la organización y tiene como objetivos:

1. Establecer los procedimientos para ejecutar rápidamente los trámites de los documentos que se procesan.
2. Proporcionar información cierta y rápida de los documentos que tramitan.
3. Realizar el control de los documentos que se crean, procesan y archivan.
4. Recepción y Orientación.5. Registro y Distribución.
6. Archivo.

* Ensayo sobre la importancia de la Administración Documental

LA NECESIDAD Y EL MANEJO ÚTIL DE LOS DOCUMENTOS
La Administración Documental es una herramienta muy útil, la cual se puede utilizar para llevar el registro de datos que se consideren necesarios. La Administración Documental es muy importante en la vida cotidiana, y más aún enel ámbito laboral o institucional, ya que permite llevar el control y la planificación de los datos que se requieren y de los que se tienen en el lugar donde se trabaje, porque permite archivarlos para tener evidencia de ello, o acceso a ellos cuando sea necesario.
La Administración Documental es un elemento básico para la conservación de documentos importantes de la empresa, institución, entidad,u otro, y para el registro de todos los datos de la misma. Esta ayuda a conservar proyectos informes, procesamiento de datos y otros elementos que se consideren importantes para el seguimiento y mejoramiento de la misma; además se pueden archivar y tenerlos a la mano cuando se necesiten. También permiten dar cumplimiento a los objetivos establecidos por cada organización antes y después deverificar los registros que se tienen, por ejemplo, cuando existe un cronograma de control de actividades ahí entra en juego la documentación, ya que por medio de esta se pueden verificar y realizar un análisis identificando si los objetivos de trabajo que se tenían propuestos fueron cumplidos y que hace falta para la culminación y el cumplimiento de los mismos. Esto gracias a la diversidad deoportunidades que genera hacer útil los recursos que trae la administración documental y los medios por los que se puede acceder a ella registrando y guardando información para la confirmación de incógnitas referentes al mismo proceso que se viene llevando a cabo.
La administración de documentos es un componente muy beneficioso, ya que posibilita la realización de ajustes necesarios y la documentación dela que se requiere tener conocimiento, en cumplimiento de algunas reglas que rigen a las instituciones o empresas y que hacen que esta lleve control de si misma, para poder llevar control de esta de acuerdo al manejo que se le ha venido dando o al cumplimiento de ese reglamento. Así mismo se puede tener la organización de la documentación y evitar problemas de alto riesgo, en busca de de...