Administracion documental

Actividad: Actividad de Aprendizaje
Tema: Generalidades de Administración Documental

Administración documental

Concepto:

La Administración Documental enseña el tratamiento administrativoque se le debe dar a un documento o grupos documentales con el fin de facilitar su utilización y conservación. Es decir, es el conjunto de actividades dirigidas al manejo, tratamiento y organización dedocumentos, desde su origen hasta el destino final con el objeto de acelerar su búsqueda, facilitación y conservación.

Al decir documento, nos referimos a toda hoja, serie de hojas o expedientes,donde se  guarda la información de un acto o hecho realizado por personas, que pueden ser públicas o privadas.
Durante siglos la gestión documental en las organizaciones fue dominio exclusivo deadministradores, archivadores y bibliotecarios, cuyas herramientas manuales básicas eran los libros de registro, las carpetas, archivadores, cajas y estanterías en   que se guardan los documentos depapel los ficheros o kardex que permiten hacer referencias cruzadas y una larga lista de técnicas de recuperación de información   mediante sistemas de codificación y clasificación
Las actividades quesurgen en las organizaciones son muchas, lo cual obliga a aplicar los principios de la administración moderna, estas actividades las podemos mencionar tales como son: comprar materia prima, llevarcuentas, planeación del trabajo, manejo del recurso humano y su salud ocupacional, producción y venta de los productos, la prestación de servicios y atención al cliente; también se debe estar pendiente delmantenimiento de equipos, la seguridad hacia el interior y exterior de la empresa.
Objetivos de la Administración Documental
Su objetivo sencillamente se define en los siguientes puntos:
  *Garantizar que la información o papeleo esté disponible en un lugar específico, pertinente a cada empleado.
  * Facilidad de búsqueda y acceso a la información.
  * Calcular los flujos de trabajos y...