Administracion documental

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CONCEPTO DE LA ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL

La Administración Documental enseña el tratamiento administrativo que se le debe dar a un documento o   grupos documentales con el fin de facilitar suutilización y conservación. Es decir, es el conjunto de actividades dirigidas al manejo, tratamiento y organización de documentos, desde su origen hasta el destino final con el objeto de acelerar subúsquela, facilitación y conservación.

Al decir documento, nos referimos a toda hoja, serie de hojas o expedientes, donde se   guarda la información de un acto o hecho realizado por personas, que puedenser públicas o privadas.

La administración documental está destinada a planear, dirigir y controlar la producción, circulación, conservación, uso, selección y disposición final de los documentos dearchivos con el propósito de lograr eficiencia en el manejo de los mismos a lo largo de su ciclo de vida; además la acumulación ordenada de documentos que se crearon en el curso de sus actividadespor una institución o por un individuo son preservados para la realización de sus propósitos.

El objetivo principal de la gestión documental es facilitar la búsqueda de un documento y su conservación  reduciendo costos y espacio.

Los otros objetivos son:

 1. Conservar la memoria corporativa.
      De esta manera, las empresas pueden seguir un proceso productivo seguro, sin apartarse delos objetivos establecidos desde el principio de la organización.
 2. Contribuir a la toma de decisiones.
      Los documentos almacenados se convierten en un material de consulta paradecisiones futuras.
  3. Incrementar la eficiencia organizacional
      La información debidamente almacenada ofrece una ganancia en tiempo de búsqueda que se traduce en una optimización del proceso detrabajo.
  4- Apoyar a las investigaciones y procesos legales.
      Los elementos almacenados y ordenados según diferentes aspectos (fecha de creación, fecha de almacenamiento, autor, tipo de...
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