Administracion Documental

Administración Documental

ARCHIVO

El Archivo, está conformado por una gran cantidad de documentos acumulados en un proceso natural por una persona, Entidad pública o privada, se manejandiversos temas que por su variedad e interés es necesario que sean debidamente organizados y clasificados según las Tablas de Retención Documental.

Es mucha la importancia que ha alcanzado actualmentedentro y fuera de las organizaciones el manejo dado a los documentos, la necesidad de guardar debidamente cada uno de ellos, estos a su vez son conservados de una forma ordenada para servir comotestimonio e información a la persona o Institución que los produce y a los ciudadanos, o como fuentes de la historia.
El mundo empresarial actual se enfrenta al desafío que implica manejar de maneraeficiente y metódica inmensos volúmenes de información representados en papel y documentos impresos.
La información debe resultar, además, accesible y fácilmente localizable.
Existen variedad dedocumentos informativos que cumplen la función de comunicar temas de orden interno y externo, como las cartas y circulares. También hay documentos que se clasifican como vitales y estos son indispensablespara reanudar operaciones, rehacer estados legales, etc. Como ejemplo tenemos: escrituras, patentes planos formulas y estos no tienen tiempo de vencimiento.
Los documentos importantes son los quecontienen información valiosa para ejecutar la Gestión, se deben guardar de 5 a 6 años, como ejemplo tenemos facturas, cuentas por cobrar, estados financieros etc.
La documentación útil es la que ayuda ala Gestión General, su vigencia es de 1 año, como la correspondencia general interna y externa.
Asimismo existen los documentos no esenciales que no tienen ningún valor después de 6 meses como loson los anuncios, circulares informativas, avisos etc.
Yo pienso que al clasificar cualquier tipo de documentos y al ser archivados estos, se debe contar con personal idóneo y capacitado para este...