Administracion documental
Páginas: 5 (1032 palabras)
Publicado: 23 de mayo de 2011
ADMINISTRACION DOCUMENTAL
A - Garantizar la disponibilidad de documentos nos hacía incurrir en altos costos de retención, almacenamiento, sin mencionar logística y seguridad; hoy vemos los mismos documentos mas rápido, tenemos más espacio en nuestras oficina.
La solución Administración Documental brinda tecnologías avanzadas en el manejo de todo tipo de documentos, reportes e imágenes,archivándolos de forma digital y ofreciendo a los empleados autorizados la posibilidad de acceder on-line a contratos, estados de cuenta, reportes y facturas, de manera simple y segura.
B - Conjunto de herramientas que proporcionan la habilidad para controlar, organizar, acceder y compartir información documental de manera fácil, rápida y segura.
C - Administración de documentos a nivel de la oficinao de la Unidad de Administración Documental, con referencia a la generación de información y producción de documentos.
D - Concepto:
La Administración Documental enseña el tratamiento administrativo que se le debe dar a un documento o grupos documentales con el fin de facilitar su utilización y conservación. Es decir, es el conjunto de actividades dirigidas al manejo, tratamiento yorganización de documentos, desde su origen hasta el destino final con el objeto de acelerar su búsquela, facilitación y conservación.
Al decir documento, nos referimos a toda hoja, serie de hojas o expedientes, donde se guarda la información de un acto o hecho realizado por personas, que pueden ser públicas o privadas.
E - Ley 594 julio 14 de 2000 LEY GENERAL DE ARCHIVOS
1. ARCHIVO Conjunto dedocumentos, sea cual sea su fecha, forma y soporte Material, acumulados en un proceso natural por una persona o Entidad pública o privada, en el transcurso de su gestión, Conservados respetando aquel orden para servir como testimonio E información a la persona o institución que los produce y a Los ciudadanos, o como fuentes de la historia.
2. Registro de información recibida o producida por unaEntidad o persona en razón de sus funciones o de Sus actividades que tiene valor: Administrativo Fiscal Legal Científico Económico Histórico Cultural Técnico DOCUMENTO
ENSAYO
LA ADMINISTRACION DOCUMENTAL
La administración documental se da en todos los niveles de actividad dentro de la empresa, ya sea en personal, contaduría, ventas, compras, en todos ellos se maneja información, la cual, luegode ser registrada, se archiva y también se comunica.
También se podría decir como aquellas actividades y tareas que se realizan a través del soporte papel aunque actualmente se complementan con los soportes electrónicos (Disquetes). De acuerdo a esto considera a la oficina como un proceso de información, en una línea de actividades en el área de los seguros, en los bancos u otros tipos deservicios, donde le producto puede estar representado por una póliza o por un cheque. A nivel de las plantas operativas de una fábrica, la mayor aportación es proporcionar información entre la dirección. Podemos decir que la información se registra, se procesa y se utiliza. Estas tres actividades constituyen el ciclo del trabajo en toda oficina y permite la planificación, organización y control de lasactividades. Se debe reconocer a la oficina como una reserva de memoria para la organización o la empresa. La correspondencia, los registros de producción, los inventarios de existencias, la toma de decisiones, son todos datos que se registran, procesa y utilizan dentro de la organización.
La administración documental tiene diferentes maneras de manejar los documentos por ciclos comprendiendo laconcepción, gestación, el nacimiento, la vida, la destrucción o la transferencia a un archivo para su conservación permanente dar el tratamiento adecuado a cada documento dentro de las distintas fases, para el uso que van a requerir de él, por tiempos de conservación y por su importancia.
Tres fases:
• Pre - Archivística.
• Administra.
• Histórica.
Sus funciones pueden ser:
• Preparación...
A - Garantizar la disponibilidad de documentos nos hacía incurrir en altos costos de retención, almacenamiento, sin mencionar logística y seguridad; hoy vemos los mismos documentos mas rápido, tenemos más espacio en nuestras oficina.
La solución Administración Documental brinda tecnologías avanzadas en el manejo de todo tipo de documentos, reportes e imágenes,archivándolos de forma digital y ofreciendo a los empleados autorizados la posibilidad de acceder on-line a contratos, estados de cuenta, reportes y facturas, de manera simple y segura.
B - Conjunto de herramientas que proporcionan la habilidad para controlar, organizar, acceder y compartir información documental de manera fácil, rápida y segura.
C - Administración de documentos a nivel de la oficinao de la Unidad de Administración Documental, con referencia a la generación de información y producción de documentos.
D - Concepto:
La Administración Documental enseña el tratamiento administrativo que se le debe dar a un documento o grupos documentales con el fin de facilitar su utilización y conservación. Es decir, es el conjunto de actividades dirigidas al manejo, tratamiento yorganización de documentos, desde su origen hasta el destino final con el objeto de acelerar su búsquela, facilitación y conservación.
Al decir documento, nos referimos a toda hoja, serie de hojas o expedientes, donde se guarda la información de un acto o hecho realizado por personas, que pueden ser públicas o privadas.
E - Ley 594 julio 14 de 2000 LEY GENERAL DE ARCHIVOS
1. ARCHIVO Conjunto dedocumentos, sea cual sea su fecha, forma y soporte Material, acumulados en un proceso natural por una persona o Entidad pública o privada, en el transcurso de su gestión, Conservados respetando aquel orden para servir como testimonio E información a la persona o institución que los produce y a Los ciudadanos, o como fuentes de la historia.
2. Registro de información recibida o producida por unaEntidad o persona en razón de sus funciones o de Sus actividades que tiene valor: Administrativo Fiscal Legal Científico Económico Histórico Cultural Técnico DOCUMENTO
ENSAYO
LA ADMINISTRACION DOCUMENTAL
La administración documental se da en todos los niveles de actividad dentro de la empresa, ya sea en personal, contaduría, ventas, compras, en todos ellos se maneja información, la cual, luegode ser registrada, se archiva y también se comunica.
También se podría decir como aquellas actividades y tareas que se realizan a través del soporte papel aunque actualmente se complementan con los soportes electrónicos (Disquetes). De acuerdo a esto considera a la oficina como un proceso de información, en una línea de actividades en el área de los seguros, en los bancos u otros tipos deservicios, donde le producto puede estar representado por una póliza o por un cheque. A nivel de las plantas operativas de una fábrica, la mayor aportación es proporcionar información entre la dirección. Podemos decir que la información se registra, se procesa y se utiliza. Estas tres actividades constituyen el ciclo del trabajo en toda oficina y permite la planificación, organización y control de lasactividades. Se debe reconocer a la oficina como una reserva de memoria para la organización o la empresa. La correspondencia, los registros de producción, los inventarios de existencias, la toma de decisiones, son todos datos que se registran, procesa y utilizan dentro de la organización.
La administración documental tiene diferentes maneras de manejar los documentos por ciclos comprendiendo laconcepción, gestación, el nacimiento, la vida, la destrucción o la transferencia a un archivo para su conservación permanente dar el tratamiento adecuado a cada documento dentro de las distintas fases, para el uso que van a requerir de él, por tiempos de conservación y por su importancia.
Tres fases:
• Pre - Archivística.
• Administra.
• Histórica.
Sus funciones pueden ser:
• Preparación...
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