Administracion documental

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GENERALIDADES DE LA ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL

Conceptualización

La Administración Documental permite el establecimiento de políticas, la definición de normas y la toma de decisiones que facilitan la gestión en las organizaciones.

Administrar los documentos es una actividad permanente encaminada a asegurar
que la historia, políticas, procedimientos y transacciones de una organización,se
registren adecuadamente.

Fin último de la Administración Documental

La Administración de documentos tiene como fin último servir la información de manera precisa, ágil y oportuna a aquellos que la requieran.

Se trata entonces de controlar, mantener, almacenar, eliminar y recuperar la
información de toda clase, para cumplir a cabalidad con tal objetivo.Funciones de la Administración Documental

Estas se traducen en una secuencia de decisiones que se toman a partir de la información disponible y de la cual resulta una nueva información que permite ordenar el proceso de decisiones. Específicamente las funciones en la oficina es la de recoger información, procesarla, registrarla y utilizarla. Los medios para realizar estas operaciones dependerán delgrado de automatización alcanzado. Se

plantea el problema del almacenamiento y sobredimensión de información. Para solucionar este problema se deberá administrar los recursos financieros, humanos y materiales.
Control:
- Recibo de Documentos
- Despacho de Documentos
- Elaboración (Normatización – Normalización)
- Trámite
- Préstamo
- Equipos

SISTEMA DE INFORMACION
Es un conjunto deelementos relacionados entre sí que interactúan en forma permanente con el propósito de alcanzar el objetivo de proporcionar datos e información. Pueden ser generales cuando se proporciona información en forma sistemática a quienes tienen la responsabilidad de tomar decisiones y también permiten tener una visión global de la situación de la empresa en la cual funciona el sistema.
ELEMENTOS DE UNSISTEMA DE INFORMACIÓN
Estos elementos son funcionales y a través de los cuales se pueden alcanzar los objetivos establecidos. Los elementos son: Insumos, Unidad de procesamiento, Productos, Control, Retroalimentación.
1. Insumos:
• Recursos Humanos.
• Recursos Materiales.
• Recursos Financieros.
• Información.
En el marco de la teoría de sistemas los insumos o recursos son la materiaprima de la unidad de procesamiento.
• Recursos Humanos: Constituyen un insumo básico de un sistema de información, porque permite adecuar el diseño de un sistema de información a las necesidades o carencias de información que puedan detectarse. Permite programar y poner en ejecución el sistema diseñado, además de permitir un seguimiento de la implantación del mismo. Permite controlar el productoreal del sistema. Además permite realizar los ajustes necesarios que permiten alcanzar los objetivos esperados.
• Recursos Materiales: Están representados por bienes de carácter material, a través de los cuales se diseña y pone en práctica el sistema. Esto se refiere a la instalación, los equipos y el local.
• Recursos Financieros: Son los medios que posibilitan contar con los demás elementospara poder diseñar, hacer la implantación del sistema y controlar los Recursos Humanos.
• Información: De acuerdo al momento en que se encuentre dentro del proceso de elavoración puede ser un insumo o entrada, o puede ser un producto o salida. Como insumo llega en forma de datos primarios que aun no están elaborados y ahí se transforman en materia prima. Con esta información previamente detectadacomo necesaria se pueden realizar informes de las ventas totales del mes basándose en datos primarios, sobre ventas mensuales en el interior y en la capital. La información como producto puede salir en forma de informe especial de unidades vendidas, producidas, o también informes sobre las actividades cumplidas (Boletín estadístico o Balance anual). Los canales y portadores de información, son...
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