Administracion Documental

ACTIVIDAD # 1
1. Consulta y precisa cada función archivística para que amplíes tu marco teórico sobre el tema.

Dentro de las funciones archivísticas tenemos, elaboración del documento, normalización, tramitación también se deben tener en cuenta las funciones archivísticas, propiamente dichas, es decir, las funciones que se realizan dentro de la Dependencia llamada Archivo, tales como son: Lapreservaciones acopio, la organización, la conservación y la transferencia, veamos en forma somera lo que corresponde a cada una:

* ELABORACIÓN O EDICIÓN:
Acción que se realiza cumpliendo con las reglas de normalización y normalización establecidas para cada documento. Normalización: Es el conjunto de normas o reglas, que rigen según sea la clase del documento. Normalización: Son las normasreferentes a la normatividad que puede ser técnica o administrativa. La normatividad técnica regula el: Qué, Cómo, Cuándo y Con qué? De los procesos dentro de las empresas o instituciones que regulan el proceso comunicativo, informativo y archivístico.

* TRAMITACIÓN:
Acumula antecedentes necesarios para poner en vigencia el documento

* FUNCIONES ARCHIVISTICAS:
Se relacionan con el manejo ycontrol adecuado de los documentos dentro de las instalaciones del Departamento o Sección Archivo, mismo que permite la administración de los documentos dentro de su ciclo vital.

* PRESERVACIÓN:
Esta función la cumple la entidad que elabora los papeles para los diferentes documentos, es la parte técnica del documento que determina la durabilidad del papel en que está elaborado, y con base enesa normatividad el Departamento de Archivo determina en que momento o época realiza la duplicación del documento, bien sea por micro filminas o por medio magnético.

* EL ACOPIO:
Relacionado con la agrupación de los documentos.

* ORGANIZACIÓN:
Es la clasificación y ordenamiento por fecha, numeración foliada, hora, etc. de los diferentes tipos de documentos que llegan a la dependencia.

*CONSERVACIÓN:
Preservación de los documentos, según su clase, en: carpetas o folders, cajas clasificadoras. Etc.

* TRANSFERENCIA:
Acción por medio de la cual los documentos que ha cumplido su ciclo vital, son trasladados al archivo muerto

* Producción:
Generación de los documentos con base a las funciones asignadas. Es una de las fases más importantes en un sistema de gestión documental,ya que en la se define en gran medida el tratamiento y destino que se le debe dar al documento. Puesto que de acuerdo con sus características se puede definir cuándo utilizarlos y el tipo de documento a elaborar según la actividad administrativas que debe registrar. En esta fase se deben establecer lineamiento conforme a las normas técnicas sobre documentación comercial.

* ProducciónDocumental:
Generación de documentos de las instituciones en cumplimiento de sus funciones. La Producción Documental comprende los aspectos de origen, creación y diseño de formatos y documentos, conforme al desarrollo de las funciones propias de cada entidad o dependencia, se orientan los formatos que son de uso común a la administración, que pueden ser adoptados y adaptados por cada entidad, sinperjuicio de aquellos que deben regular en los manuales de procedimientos, en desarrollo de sus funciones específicas.

* Creación y diseño de documentos.
* Medios y técnicas de producción y de impresión (máquinas de escribir y procesadores de texto).
* Determinación y selección de soportes documentales (cintas magnéticas, CD-ROM, discos ópticos, disquetes, discos duros, microfilme, video).
*Determinación de tamaños, calidad y tipos de soportes, gramaje, tintas.
* Instructivos para el diligenciamiento de formularios.
* Determinación de uso y finalidad de los documentos.
* Diplomática en términos de formalidad, imagen corporativa o logotipo de la entidad, características internas y externas, tipo de letra, firmas autorizadas.
* Adecuado uso de la reprografía.

2. Elige...