Administracion Documental

ACTIVIDAD SEMANA 1- Administración Documental |

GENERALIDADES DE LA ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL VOCABULARIO ARCHIVÍSTICO

Actividad de Aprendizaje

Recuerda:
Cuando realices un trabajo no olvides dar el nombre al archivo, de acuerdo con la actividad que estés enviando. Envía la actividad por el espacio destinado para tal fin. Debes enviar un archivo que contenga la tarea completa, puestoque la plataforma sólo te recibe un archivo por actividad de aprendizaje. Debe hacer esta actividad en una hoja en Word y enviarla por el link actividades.
 Para terminar deberás dar clic en el enlace >> Descargar/enviar actividad: Semana 1

1. Consulta en otras fuentes bibliográficas (Internet, libros, documentos del área) y amplía el concepto de Administración Documental estableciendolos objetivos que persigue y su importancia. Como resultado de esta actividad elabora un ensayo.

2. Identifica en un puesto de trabajo las funciones que se realizan y haz una breve descripción de cada una de ellas a partir del tema funciones de la Administración Documental.

3. Organiza los términos archivísticos, que aparecen en el tema Vocabulario Archivístico, con relación a los puestosde trabajo: secretaria, oficinista, archivista.

1. ADMINISTRACION DOCUMENTAL

el conjunto de normas técnicas y prácticas usadas para administrar el flujo de documentos de todo tipo en una organización, permitir la recuperación de información desde ellos, determinar el tiempo que los documentos deben guardarse, eliminar los que ya no sirven y asegurar la conservación indefinida de losdocumentos más valiosos, aplicando principios de racionalización y economía.

IMPORTANCIA DE LA ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL

Los archivos son importantes para la administración y la cultura, porque los documentos que los conforman son imprescindibles para la toma de decisiones basadas en antecedentes. Pasada su vigencia estos documentos, adquieren mucho más valor por su contenido histórico.
No es nadanuevo el enorme y creciente volumen de datos que día a día han de gestionar las empresas. Es por ello que la adopción de políticas, estrategias, procedimientos y tecnologías asociadas a la creación, gestión y almacenamiento de contenidos y documentos en las empresas está adquiriendo cada vez mayor importancia. La gestión de toda información que manejan las empresas implica grandes esfuerzo a encatalogación, consultas, acceso e integración ya que por lo general, toda esta documentación se encuentra dispersa en distintos soportes, muchos no digitalizados, y en distintos departamentos.

Contar con un buen sistema de administración de documentos que permita almacenar y recuperar la información, es vital para la supervivencia de cualquier organización, sin importar su tamaño. Los documentosson un recurso y un activo organizacional. Como recurso, proveen información, y como activo, proveen documentación.
* Establecer procedimientos para ejecutar rápidamente, trámites de documentos que se encuentran en proceso.
* Proporcionar información veras y rápida de los documentos que tramitan.
* Realizar control de documentos que se crean procesan y archivan.
* Encontrar mediosde recuperación de la información cuando se es necesaria.
* Almacenar la documentación de tal manera que esta perdure, y se pueda encontrar oportunamente.
* Eliminar la información o documentación no necesaria para la empresa, teniendo en cuanta el medio ambiente.

* El reto de la gestión documental es buscar soluciones “funcionales y tecnológicas que garanticen su fiabilidad eintegridad, a la vez que un acceso seguro”.
* Un factor clave para el éxito es la implementación “de arriba a abajo” o en sentido descendente de la gestión documental. Es decir, hay que evitar que el desarrollo de la gestión documental esté conducida por tecnologías o fabricantes concretos, insistiendo en la importancia de que el sistema documental esté perfectamente integrado con otros...