Administracion documental

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Breve historia de la gestión de la documentación en los medios de comunicación (4) – Microfilmación y las bases de datos referenciales (1972-1982)
Jueves, 25 de Agosto de 2005 Marcos Ros-Martín Prensa 6 comentarios | Versión Imprimible
En este período, la mayor preocupación de los documentalistas se centra en la búsqueda de herramientas y técnicas que contribuyan de una forma decisiva en lareducción del espacio y que faciliten una clasificación centralizada y una recuperación rápida. Es un momento en que se hace necesaria la mecanización de los procesos documentales y la microfilmación de los propios ejemplares.
La introducción de los soportes micrográficos facilitó en gran medida la paliación de los problemas de espacio y conservación provocados por una superabundancia dedocumentación almacenada. Los archivos en este momento crecían a un ritmo de 1500 a 2000 recortes diarios. En 1970, el 90% de las publicaciones americanas ya disponían de sus archivos microfilmados, aunque en Europa el proceso tan sólo se había desarrollado en los medios más significativos.
Sin embargo, la microfilmación no aportó mejoras cualitativas desde el punto de vista del acceso a la información.De hecho, los microfilms no representaban una integración entre la clasificación, búsqueda y recuperación documental. De ahí que se optara por combinar los índices de las publicaciones con los microfilms puesto que ayudaba a la recuperación de la información, a la vez que se evitaba el recorte y el archivo de los documentos. En 1970, The Times, The Guardian, Le Monde, el Corriere de la Sera y elFrankfurter Allgemeine Zeitung combinaban ambas técnicas. Sin embargo, el desarrollo de este mecanismo no fue suficiente para otorgar la agilidad necesaria dentro de la elaboración diaria de un periódico y los problemas de gestión de un fondo documental de estas características.
En esta etapa, se comienzan a introducir los primeros videoterminales en las redacciones que aunque no tenían capacidadde proceso, eran terminales alfanuméricos que permitían al redactor tareas básicas de tratamiento y salida de los textos a una máquina de fotocomposición. La sala de redacción ya estaba en red, pero no existía ni acceso a bases de datos, ni siquiera a funciones de comunicación entre los distintos redactores.
Sin embargo, la búsqueda de una tecnología integrada capaz de abarcar toda la cadenadocumental se hacía necesaria. Así que los estudios sobre mecanización se encaminan en dos direcciones:
* Conjunción entre las técnicas de microfilmación y los ordenadores daría lugar a la tecnologías COM (Computer Output Microfilm) que permitían acceder de forma rápida al contenido de la información almacenada
* Creación de bases de datos  referenciales dentro de un gran ordenador de losresúmenes de todo el material publicado por el rotativo y de una selección de artículos ajenos. Esta información sería recuperable a través de un terminal informático que se constituiría como la primera base de datos teledocumental al servicio de la propia redacción. Obviamente, a comienzos de los años 80, este desarrollo permitirá el paso a las bases de datos documentales a texto completo.
En unprincipio, los resultados más positivos se obtuvieron en la primera dirección. En 1971, el servicio de documentación del Detroit Free Press comenzó a trabajar con un sistema que se basaba en la microfilmación de recortes. Sobre el segundo,  The New York Times comenzó a crear el primer banco de datos periodístico (NYT Information Bank) con el que podían conectarse tanto periódicos como las empresas deEEUU, al mismo tiempo que se trataba de exportar el producto a otros países.
Con estas primeras experiencias, se va imponiendo la idea de la utilización del microfilm junto con la ayuda de los ordenadores para la búsqueda y recuperación del material microfilmado. Las reflexiones de la Asociación Norteamericana de Editores de Periódicos (ANPA) y de la Federación Internacional de Editores de...
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