Administracion Documental
Páginas: 3 (579 palabras)
Publicado: 29 de septiembre de 2012
iMPORTANCIA DEL ADMINISTRADOR DOCUMENTAL EN LA EMPRESA
CONCEPTO:
Se entiende por Gestión Documental el conjunto de normas técnicas y practicas usadas para administrar el flujo de documentos detodo tipo en una organización, de todos ellos determinar el tiempo que los documentos deben guardarse, eliminar los que ya no sirven y asegurar la conservación de los mas valiosos, aplicandoprincipios de racionalización y economía. Esta misma nació de la necesidad de documentar o fijar actos administrativos, y transacciones legales y comerciales por escrito para dar fe de los hechos.
Adiferencia de las carpetas en un sistema de archivo los sistemas de gestión documental archivan los documentos en carpetas electrónicas que pueden ser indexadas por múltiples datos. Esto ofrece a losusuarios la capacidad de buscar y recuperar documentos en base a diferentes criterios.
Con un sistema de gestion documental, se evita la perdida de documentos, ya que están seguros en un servidordocumental central. También se evita la perdida de tiempo debido a que varias personas tengan que recuperar los documentos desde diferentes lugares y departamentos.
ESTOS SON ALGUNOS DE LOS OBJETIVOSDE LA ADMINISTRACION DOCUMENTAL:
1. Asegurar un eficiente tratamiento a la información producida de una organización.
2. Ofrecer procedimientos y tecnologías en los precesos de captura,tramite y disposición final de la información.
3. Reducir gastos en las organizaciones.
4. El diseño normalizado de los documentos.
5. Controlar el uso y la circulación de losdocumentos.
6. Evitar la creación de documentos innecesarios, la duplicidad y la presencia de versiones caducas.
7. Simplificar los procedimientos.
8. Asegurar la disponibilidad.
9.Tener en cuenta la importancia de los documentos dentro de cualquier institución publica o privada.
10. Permitir la recuperación de una forma mucho mas rápida.
Los administradores documentales...
CONCEPTO:
Se entiende por Gestión Documental el conjunto de normas técnicas y practicas usadas para administrar el flujo de documentos detodo tipo en una organización, de todos ellos determinar el tiempo que los documentos deben guardarse, eliminar los que ya no sirven y asegurar la conservación de los mas valiosos, aplicandoprincipios de racionalización y economía. Esta misma nació de la necesidad de documentar o fijar actos administrativos, y transacciones legales y comerciales por escrito para dar fe de los hechos.
Adiferencia de las carpetas en un sistema de archivo los sistemas de gestión documental archivan los documentos en carpetas electrónicas que pueden ser indexadas por múltiples datos. Esto ofrece a losusuarios la capacidad de buscar y recuperar documentos en base a diferentes criterios.
Con un sistema de gestion documental, se evita la perdida de documentos, ya que están seguros en un servidordocumental central. También se evita la perdida de tiempo debido a que varias personas tengan que recuperar los documentos desde diferentes lugares y departamentos.
ESTOS SON ALGUNOS DE LOS OBJETIVOSDE LA ADMINISTRACION DOCUMENTAL:
1. Asegurar un eficiente tratamiento a la información producida de una organización.
2. Ofrecer procedimientos y tecnologías en los precesos de captura,tramite y disposición final de la información.
3. Reducir gastos en las organizaciones.
4. El diseño normalizado de los documentos.
5. Controlar el uso y la circulación de losdocumentos.
6. Evitar la creación de documentos innecesarios, la duplicidad y la presencia de versiones caducas.
7. Simplificar los procedimientos.
8. Asegurar la disponibilidad.
9.Tener en cuenta la importancia de los documentos dentro de cualquier institución publica o privada.
10. Permitir la recuperación de una forma mucho mas rápida.
Los administradores documentales...
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