Administracion Documental

OBJETIVOS QUE DEBE PERSEGUIR LA ADMINISTRACION DOCUMENTAL.
La administración documental es el conjunto de actividades dirigidas al manejo, tratamiento y organización de documentos, desde su origenhasta el destino final con el objeto de acelerar su búsqueda, facilitación y conservación.
* Su objetivo principal es facilitar la búsqueda de un documento y su conservación reduciendo costos yespacio.
* Proporcionar la información a los usuarios en el tiempo oportuno
* Utilizar un lenguaje concreto y específico porque esto permitirá una rápida interpretación de la información
*Relacionar los criterios técnicos, estas deben ser semejantes en la unidad de procesamiento.

PAPEL DEL ADMINISTRADOR DOCUMENTAL
I.- CONCEPTO.
La organización documental consiste en un conjunto deprocesos técnicos orientados a clasificar, rotular y conservar los documentos de las unidades orgánicas del Instituto Nacional penitenciario.
Se inicia con la clasificación del documento hasta laeliminación o conservación permanente, de acuerdo a su ciclo vital.
II.- ESTRUCTURA
Está estructurado en dos niveles el Central y el Desconcentrado.
1. Nivel Central.- constituido por los siguientesarchivos:
A)Archivo de gestión.-
Es el responsable de recepcionar, originar y tramitar los documentos internos y externos y de transferirla al Archivo Periférico o al Archivo Central. Es el primernivel del archivo.
Los documentos organizados en el Archivo de Gestión, conocido también como ARCHIVO DE OFICINA, son documentos producidos recientemente como producto de las actividades realizadasdentro de la institución y las que aun se encuentran e tramite por los órganos o unidades orgánicas del INPE. El responsable del Archivo de Gestión deberá identificar sus series documentales en cadaunidad de archivamiento los cuales deberán estar ubicados en lugares de fácil acceso para su adecuado manejo. Y ordenado de acuerdo al sistema más conveniente: por orden alfabético o series...