Administracion

Rendición de cuentas del Administrador
La ley 19.537 sobre Copropiedad inmobiliaria, en su artículo 23 último inciso, dispone que: "El Administrador estará obligado a rendir cuenta documentada de su administración en las épocas que se le hayan fijado y, además, cada vez que se lo solicite la asamblea de copropietarios o el Comité de Administración, en su caso, y al término de su gestión. Paradichos efectos, los copropietarios tendrán acceso a la documentación correspondiente." Entonces podemos señalar que la Rendición de Cuentas del Administrador no es una facultad o decisión de éste, es una obligación legal, que debe cumplir en las fechas que se le hayan señalado o cuando se le solicite en una asamblea. ¿Qué persigue la Rendición de Cuentas? La Rendición de Cuentas no persigue eldescubrimiento de hechos irregulares, ni detectar delitos o situaciones parecidas, aún cuando eventualmente pueda llegar a descubrirlos. El objetivo que se persigue, es determinar que las procedimientos administrativos de trabajo, han sido cumplidos o desarrollados en forma correcta y de acuerdo a las instrucciones o procedimientos establecidos en la comunidad. La Rendición de Cuentas, debe incluírentre otras materia, una detallada relación de los ingresos y egresos y su conciliación con la cuenta bancaria. Servirá de respaldo para los ingresos y su déposito, los recibo bancarios y/o las respectivas cartolas bancarias. El respaldo de los egresos serán la facturas, boletas de compraventa, boletas de honorarios, liquidaciones de sueldos, planillas de imposiciones y de pago de impuestos, y otrosde igual valor legal. No es recomendable, que se efectúen pagos contra un recibo sin ninguna validez legal, y en los cuales solamente se deja constancia de un nombre, rut y firma, hoy con el avance de la tecnología, todas las personas sin tener que ir a las oficinas de impuestos internos, pueden iniciar sus actividades y emitir boletas de honorarios en forma electrónica. En igual forma se debeincorporar una cuenta detallada de las principales actividades realizadas durante el período sujeto a revisión, las reparaciones efectuadas, la existencia de juicios por cobranzas de gastos comunes y su cuantía, los mayores problemas enfrentados y la solución obtenida y, en general un resúmen de la gestión del período. Es necesario tener presente que al comienzo de toda rendición de cuentas esnecesario determinar que los órganos de la Administración -Comité de Administración y Administrador- se encuentren designados en la forma prescrita en la ley, pués de allí nacen la facultades legales con que se encuentran investidos dichos órganos. Ello se logra con la revisión del libro de actas en que se encuentre escriturado el acta de la asamblea y la fecha de su elección y, además de lasrespectivas escrituras públicas en que se hayan reducidos esas actas.
Publicado por Santiago Escarez S. M. el lunes, diciembre 13, 2004

Elementos de la administración
Eficiencia
Es la capacidad de reducir al mínimo la cantidad de recursos usados para alcanzar los objetivos o fines de la organización, es decir, hacer correctamente las cosas. Es un concepto que se refiere a " insumo-productos".
Sepuede hacer aumento de la eficiencia cuando:
• Logramos incrementar la cantidad de producto obtenidos manteniendo constante el volumen de recursos empleados.
• Mantenemos constante la cantidad de productos obtenidos disminuyendo la cantidad de recurso empleado
Por ejemplo, un gerente eficiente es el que obtiene producto, o resultado, medido en relación a los insumo (mano de obra, materialesy tiempo) usados para lograrlo. Los gerentes que pueden reducir al mínimo los costos de los recursos que se necesitan para alcanzar las metas están actuando eficientemente.
Aun siendo una característica prioritaria la eficiencia en la administración y de los administradores, no es una cualidad suficiente. La administración y los administradores no solo deben de buscar la eficiencia en sus...