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Gestión de compras electrónicas: e-Procurement. 15-9-2005

Las tecnologías de información son parte fundamental de la nueva administración de negocios; es por esto que hoy en día existen diferentes alternativas, tales como los sistemas de planificación, organización, comunicación e integración de procesos y datos internos de una Compañía (Enterprise Resource Planning), los sistemas quefacilitan la administración de la cadena de suministros (Supply Chain Managment) y los sistemas que apoyan en la gestión y administración de las relaciones con los clientes (Customer Relationship Management).

Estas alternativas de tecnologías de información han permitido enfrentar los nuevos retos originados por el desarrollo de la industria y la evolución de los procesos y relaciones industriales.En este sentido, la tecnología de aprovisionamiento electrónico (e-procurement), es una de las diversas aplicaciones que han surgido para complementar las tecnologías de información anteriores y robustecer el esquema de negocios electrónicos, utilizando las ventajas de la infraestructura de Internet, tal como se muestra en la Figura N° 1.

Figura N° 1. Relación entre el e-business, e-commercey el e-procurement
La e-procurement es un modelo para gestionar las compras en una organización, ofreciendo ventajas competitivas por medio del ahorro de recursos, un mejor nivel de información y una mayor integración cliente-proveedor. Es el resultado de aplicar las tecnologías de comercio electrónico al área de compras de una organización, con el objetivo de facilitar el flujo de los procesosdel abastecimiento estratégico. En la actualidad la e-procurement cubre desde las compras por medio de un catálogo electrónico, hasta la participación en subastas y mercados digitales de todo tipo, con el fin de mejorar y automatizar al máximo la cadena de valor.
Su principal objetivo, es sistematizar toda la cadena de la oferta y la demanda mediante la creación de centros virtuales de compraspersonalizados para cada Compañía, utilizando las ventajas que Internet ofrece en este tipo de transacciones.
A simple vista parece sencillo: utilizando Internet y el correo electrónico, ya se tiene un modelo de e-procurement. Pero no lo es..!!
En todos los procesos de compra, al menos, en aquellos que persiguen el éxito de su implantación, en primer lugar se realiza un análisis del mercado deproveedores y el diseño de una estrategia, valorando los costos asociados al ciclo de vida del producto. Esta etapa, que finaliza con la firma de contratos con los diferentes proveedores, es la que se denomina, en inglés, sourcing. Con la aplicación de las Nuevas Tecnologías de la Información y, sobre todo, con la utilización de Internet, ha surgido todo un potencial desarrollo, creándose el mercadodel e-sourcing.
La segunda etapa del proceso, es la de procura “procurement”, la cual se refiere al proceso de compra propiamente dicho, y comprende la realización de pedidos, la recepción del producto y la gestión de facturas y sus pagos.
Por último, para completar el proceso, se hace un seguimiento y se realiza una medición de los resultados antes de renovar los contratos; esto se conocecomo etapa ‘post-transaccional’.
Si bien las categorizaciones varían, podría decirse que el e-procurement tiene tres (3) categorías:
> E-procurement simple: la adquisición de bienes y servicios mediante procesos sencillos de compra.
> E-procurement complejo: se refiere a la adquisición de bienes y servicios que debido a la gran cantidad de artículos o a su difícil descripción, requiere de unaatención especial.
> E-procurement estratégico: el proceso de seleccionar un pequeño grupo de proveedores, evaluados para conocer si pueden garantizar buen precio y pueden reaccionar con volumen ante una posible demanda. Bajo este enfoque, se consideran los descuentos y los servicios que pueden obtenerse como valor agregado.
Desde este punto de vista, la e-procura o e-procurement, es algo más...
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