Administracion

Unidad I
1.1 Concepto de documento

Del latín documentum, un documento es una carta, diploma o escrito que ilustra acerca de un hecho, situación o circunstancia. También se trata del escrito que presenta datos susceptibles de ser utilizados para comprobar algo. Por ejemplo: “Tengo un documento que prueba la malversación de fondos realizada por el gobernador”, “Esta carta no constituye undocumento que avale su inocencia”.

-Clasificacion de la documentación
La clasificación de la documentación de un organismo es un proceso necesario para instrumentalizar la gestión documental. Para ello, se trata de encontrar el método más objetivo y estable posible, estudiando las funciones y procedimientos de la institución, que reflejarán las competencias que tiene atribuidas. El resultado ha deser un cuadro de clasificación que nos permita la localización conceptual de la documentación, al objeto de recuperar la información por cualquiera de las variantes que se puedan plantear.

1.2 Concepto de expediente,formulario y archivo
-Expediente
Un expediente es el conjunto de los papeles y documentos que corresponden a un determinado asunto o negocio. También puede tratarse de la serieordenada de actuaciones administrativas o judiciales.

-Formulario
Un formulario es un documento con espacios (campos) en donde se pueden escribir o seleccionar opciones. Cada campo tiene un objetivo, por ejemplo, el campo "Nombre" se espera que sea llenado con un nombre, el campo "año de nacimiento", se espera que sea llenado con un número válido para un año, etc.

-Archivo
Un archivo es unelemento de información conformado por un conjunto de registros. Estos registros a su vez están compuestos por una serie de caracteres o bytes. Actualmente las organizaciones están utilizando bases de datos para generar resultados o para compartir dicha información con otros sistemas. Sin embargo, los principales componentes de las bases de datos son los archivos.

1.3 Integracion deexpedientes
Con objeto de garantizar un eficiente manejo de la documentacion que es recibida para el tramite de una pension, indemnizacion global o gastos de funeral.

a) Formacion
En la actualidad, la noción de formación suele ser asociada a la idea de formación profesional, que comprende a aquellos estudios y aprendizajes que tienen como objetivo la inserción, reinserción y actualización laboral.b) Ordenamiento
Poner varias cosas en el lugar que les corresponde,en cierto arreglo o serie,u organizarlas.

c) Identificacion
El documento oficial o la credencial que permite identificar a una persona también se conoce como identificación. Dicho documento puede ser un DNI (Documento Nacional de Identidad), una cédula o un registro, dependiendo del caso. Por ejemplo: “Si no me muestra suidentificación, no puedo dejarlo pasar”, “Señor, necesito su identificación para realizar el trámite”.

d) Secuencia habitual
En un sentido amplio, por secuencia, se refiere a una serie o sucesión de cosas que presentan cierta relación entre sí, en tanto, de acuerdo al contexto en el cual se emplee a la misma, se podrán referir algunas otras cuestiones.
1.4 Integracion de los formularios
Objetode una base de datos utilizado para la introducción, edición y gestión de la información de una tabla de la base de datos. Un formulario ofrece un modo de visualización sencillo de algunos o todos los campos de un registro de manera simultánea.

a) Uso
Usos de los formularios.- Se pueden emplear para recoger cualquier tipo de información, como por ejemplo:
-Crear un formulario de registro paraconocer quiénes son sus usuarios.
-Solicitar a los usuarios que rellenen una encuesta.
-Proporcionar un formulario de comentarios para recoger las opiniones de los usuarios.
-Diseñar un formulario web para actualizar una base de datos.
-Desarrollar una herramienta de búsqueda para buscar en el sitio web.
-Ofrecer un registro online para un acontecimiento, conferencia o concurso.
-Crear un...