Administraciòn documental

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Las organizaciones desarrollan una serie de procesos y act ividades encam inadas al logro de sus obj et ivos; dichas acciones requieren de soport es referenciales que perm it an su consult a y servir de evidencia de las decisiones t om adas por la adm inist ración; de est a m anera producción, t rám it e y conservación document al se conviert e en uno de los principales elem ent os de gest ión al int erior de las ent idades. Est e inst ruct ivo es una herram ient a archivíst ica que ident ifica los docum ent os que cada oficina produce, recibe y debe conservar con suj eción al principio de orden original en cum plim ient o a las funciones que le fueran asignadas por Resolución de la Universidad, cont ribuyendo así a lapreservación de la m em oria inst it ucional. En consecuencia, la im plem ent ación de las TRD en los archivos de la Univer sidad Cat ólica de Colom bia, deben ser el punt o de part ida para lograr la eficacia y m odernización adm inist rat iva, pues los docum ent os producidos y recibidos son el t est im onio de su exist encia y referent es para la t om a de decisiones.
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Elpresent e inst ruct ivo t iene com o obj et ivo servir de apoyo a los Archivos de Gest ión de la Universidad Cat ólica de Colom bia, dando paut as en su organización.
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Brindar los elem ent os necesarios para la int erpret ación y aplicación de la TRD.

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Aplicar los principios GH SURFHGHQFLD \ RUGHQ RULJLQDO en el desarrollo de las funciones archivíst icas, apart ir de la adopción e im plem ent ación de la TRD.

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Definir concept os relacionados con los procesos de ident ificación, valoración, selección y elim inación docum ent al.

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Racionalizar la producción de docum ent os para cont ribuir y regular los procesos de t ransferencias prim arias.

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Facilit ar labores de adapt ación de las t areas archivíst icas usadas por launiversidad al nuevo esquem a de organización docum ent al.
Coordinadora Archivo Secretario General 01-

General 01-02-09

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Norm alizar los procesos de organización, alm acenam ient o, conservación y de disposición final de los docum ent os.

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La TRD es un list ado de series o subseries con sus respect ivos t ipos docum ent ales producidos o recibidos por una Unidad Adm inist rat iva en cum plim ient o de sus funciones, a loscuales se les asigna el t iem po de perm anencia en cada et apa del Archivo ( de Gest ión, Cent ral) y Térm inos donde se det erm inará su disposición final. La TRD se present a con base en la est ruct ura orgánico- funcional de la Universidad Cat ólica de Colom bia. La asignación de las series o subseries docum ent ales a las dependencias, se deriva de dos consideraciones básicas:
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La conformación de la serie docum ent al obedece al desarrollo y ej ecución de unas funciones asignadas m ediant e act o adm inist rat ivo ( Decret o, Resolución, u ot ra) ; a las Unidades Académ icas y Adm inist rat ivas.

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La Dependencia a la cual se le asignan las series docum ent ales, generalm ent e debe conservar el original.

A cont inuación se explica de m anera sucint a cada uno de los component es del inst ruct ivo m et odológico “ TRD” 1.
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: Denom inación de la dependencia product ora de los docum ent os

que se relacionan.

&yGLJR Asignación de dígit os m ediant e t écnicas organizacionales que perm it en ident ificar los docum ent os, así: Con los t res prim eros dígit os, la dependencia product ora; seguida de punt o, los t res siguient es dígit os...