Administración del tiempo

INTRODUCCIÓN

Probablemente nuestra generación es hasta el momento la más productiva de la historia, pues anteriormente no había necesidad de manejar datos tan variados y complejos, en cantidades tan grandes, como lo hemos hecho nosotros. Además la tecnología también ha hecho posible la rápida transmisión de datos que requerimos para nuestro trabajo, para administrar nuestras cuentas,comunicarnos con nuestros amigos y organizar la información que recibimos en grado creciente.
Si en otro tiempo en las empresas había secretarias que se ocupaban de escribir cartas, contestar el teléfono, filtrar las llamadas, recordar plazos de entrega y citas a sus jefes y, asimismo, le ayudaban a ordenar las labores diarias según sun prioridad, hoy en día todas esas tareas las realizan los mismosejecutivos.
Ésta nueva dinámica ha hecho que el tiempo se redistribuya de forma que nuestrasr responsabilidades han aumentado de manera paralela al progreso tecnológico: los plazos de entrega se acortan, la cantidad de trabajo aumenta y en la actualidad trabajamos más horas para poder controlar tanto el volúmen creciente de información como las nuevas responsabilidades.
Una consecuencia de loanterior es que hoy más que nunca el tiempo es un recurso valioso y su precio se mide en productividad. Somos dueños de nuestra productividad en la medida en que somos dueños de nuestro tiempo y existen una seria de técnicas que nos pueden ayudar a realizar el mejor uso, tanto de nuestro tiempo de trabajo como de nuestro tiempo libre, reduciendo así el estrés que producen las restricciones detiempo en la sociedad actual (1).







ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO

¿Qué es la administración del tiempo?
Administrar es preveer, organizar, mandar, coordinar y controlar (Henry Fayol) (2). Tiempo es cada uno de los espacios sucesivos en que se divide la ejecución de algo (3). Así pues podría conceptualizarse que la administración del tiempo es un proceso en el cual se prevee, organiza,manda, coordina y controlan los espacios en que se dividen la ejecución de alguna cosa.
Las organizaciones tienen 3 recursos: humanos, financieros y físicos; sin embargo, algunos autores han considerado al tiempo como el cuarto recurso. La administración del tiempo es la capacidad de emplear el tiempo y hacer las cosas en el momento correcto. Sin ésta capacidad, el resto de las habilidadesgerenciales serían inútiles (4).
Stephen Covey, nos dice que la esencia en el área de la administración del tiempo es organizar y ejecutar según prioridades (Figura 1), y que empleamos el tiempo en 4 tipos de actividades diferentes:

I.- Importantes y Urgentes

II.- Importantes y No Urgentes

III.- No Importantes y Urgentes

IV.- No Importantes y No Urgentes

Las actividades importantesson aquellas que nos ayudarán a lograr nuestras metas. Las actividades urgentes son las que nos requieren de atención inmediata. Si concentramos nuestros esfuerzos en cumplir con los cuadrantes I, III y IV, estaremos estresados, cansados y probablemente no alcancemos nuestros objetivos; en cambio, si nos esforzamos por cumplir con el cuadrante II (actividades Importantes y No Urgentes), tendremosuna mejor visión, equilibrio, disciplina y control de nuestro tiempo.
Esto no evitará que tengamos que resolver problemas de última hora, sino que muchos de los problemas importantes podrán ser evitados antes de que se conviertan en urgentes. Podríamos realizar una lista de prioridades, concentrando nuestras energías en el cumplimiento de las actividades importantes para disminuir las decarácter urgente (5).

Figura 1.- Matriz de la administración del tiempo (Covey)

¿Cómo podemos empezar a administrar nuestro tiempo?
Un método para comenzar a administrar nuestro tiempo consiste en llevar a cabo los siguientes pasos (1):
1. Realizar un registro de cómo es que distribuimos nuestro tiempo a lo largo del día. Para ello se sugiere anotar en un pequeño cuaderno todas las...