Administre mejor sus proyectos, 12 pasos básicos para el éxito

Administre mejor sus proyectos, 12 pasos básicos para el éxito

¿Qué tienen en común la implementación de un sistema informático, el desarrollo de un nuevo producto, el rediseño de un proceso de negocio o la construcción de una nueva planta de manufactura? Que todos ellos son proyectos. Esfuerzos temporales, con recursos humanos y financieros restringidos, enfocados en lograr una meta uobjetivo específico.

Durante la mayor parte del Siglo XX, la administración de proyectos como tal, fue considerada de uso exclusivo de algunos ingenieros. Las herramientas y métodos desarrollados, encontraron su campo de aplicación más fértil en proyectos grandes y complejos, tales como la construcción de presas, oleoductos o grandes instalaciones de manufactura, así como en el desarrollo deartefactos de guerra, como aviones, barcos y armas sofisticadas. Casi hasta mediados de los 80’s, dentro de las universidades, la materia de Administración de Proyectos, era estudiada de forma secundaria u optativa por alumnos de las carreras de ingeniería y arquitectura solamente. Sin embargo este panorama ha cambiado radicalmente. Hoy en día, la mayoría de las organizaciones reconocen que laAdministración de Proyectos; conjunto de herramientas y métodos especialmente diseñados para el manejo de esfuerzos temporales y novedosos, tiene mucho que ofrecer al crecimiento y éxito de sus estrategias de negocio. “Los proyectos son la clave en esta nueva era de competencia global” (Forsberg, 2000). La creciente competitividad, la famosa globalización y el constante cambio tecnológico han obligado a quelas empresas modernas tengan que reaccionar con suma rapidez a los cambios del entorno. Nuevos requerimientos por parte de los clientes, disposiciones gubernamentales y ambientales más estrictas, fusiones, adquisiciones o nuevas plataformas tecnológicas, obligan a que las empresas cambien, modifiquen u optimicen sus procesos, casi de forma permanente. Sin embargo el cambio no es sencillo, el cambiopor regla general es caótico, es dinámico y pareciera prácticamente imposible de administrar eficientemente. Si pensamos en las herramientas de la administración tradicional –normalmente orientadas a procesos y operaciones cíclicas–, es seguro que nos enfrentaremos a una tarea, sino imposible, si muy difícil. “El reto es administrar actividades que nunca han sido ejecutadas en el pasado y tal veznunca sean repetidas en el futuro” (Kerzner, 1998). Muchos proyectos terminan fuera de presupuesto o mas tarde de lo previsto. Un estudio realizado por la empresa Standish Group de los Estados Unidos en 1998, reveló que, de un análisis de más de 28 mil proyectos de desarrollo de sistemas, solamente un 28 por ciento habían fracasado rotundamente (suspendidos o cancelados antes de terminar) y otro46 por ciento habían terminado fuera de tiempo, arriba de presupuesto o con menor alcance del planeado originalmente (Chalfin, 1998). Es en este ambiente donde muchos ejecutivos modernos han volteado su atención hacia la administración de proyectos. Hoy en día es cada vez más común encontrarse con profesionales prácticamente de todas las áreas, interesados en controlar de forma más eficiente lasactividades, recursos y productos involucrados en el desarrollo de un proyecto. Sin embargo, muchas veces no es claro por dónde empezar o qué es importante administrar. Tratemos de fijar entonces, los que se consideran los pasos básicos esenciales para lograr una administración eficiente.

Proyecto Alpha, S.A de C.V. Prohibida la reproducción parcial o total.

El trabajo de planeación,normalmente es mucho más barato que el de ejecución, por lo que siempre es bueno tener en mente que ningún proyecto es tan urgente como para no dedicarle tiempo suficiente a su planeación.

1. Nunca inicies sin tener un objetivo bien definido: Muchos proyectos se originan con base en ideas sueltas o buenos deseos. Nunca empieces a trabajar como el toro que salta al ruedo, corre en diferentes...