Adnimistracion

El archivo de documento Para qué archivamos La Administración produce diariamente un gran volumen de papel, es decir de documentos, sólo tenemos que pensar en una pequeña unidad administrativa formada por un grupo reducido de empleados, estudiar la actividad diaria y de esta manera veremos la cantidad de expedientes, correspondencia, registros, etc. que se tramitan día a día y que al final delaño suponen una cantidad de documentación bastante importante que es necesaria controlar, entonces comenzaremos a pensar en archivar como una necesidad. Además, con la introducción de las tecnologías de la información en la gestión de los procesos administrativos, la información se desmaterializa en multitud de bases de datos o registros dispersos. De esta manera, en la actualidad ya se puedehablar de un lado de la organización de los expedientes administrativos en papel y de otro lado de la organización de los documentos electrónicos. El cuerpo fundamental del texto se refiere a la organización de archivos en soporte papel, siguiendo los parámetros establecidos en la Ley 19/2002, de 24 de octubre, de Archivos Públicos de Castilla-La Mancha. Archivar quiere decir organizar documentos.Se trata de guardar o recoger la documentación clasificada y ordenada según unas normas básicas con el fin depoder encontrar con la mayor facilidad y el menor tiempo todo lo que hemos guardado o archivado. Además de una estrategia de pura lógica para el funcionamiento de la oficina en la que trabajamos, archivar es una obligación establecida por laLegislación vigente tanto en el Estado como enlas Comunidades Autónomas, concretamente en Castilla-La Mancha por la Ley 19/2002, de 24 de octubre, de Archivos Públicos de Castilla-La Mancha. Por lo tanto, a continuación se enumeran las razones por los que hay que archivar según las leyes en materia de archivos:
1ª. No podemos dejar de repetir que la Administración se define por excelencia por su carácter de servicio público, que sirvecon objetividad al interés general; por esta razón, los ciudadanos en sus relaciones con las Administraciones públicas, tienen derecho: - A conocer, en cualquier momento, el estado de tramitación de los procedimientos en los que sean interesados, y obtener copias de los documentos contenidos en ellos…- Al acceso a la información contenida en los archivos y registros según los términos previstos enla Constitución. Para poder garantizar estos derechos debemos tener los documentos debidamente organizados con el fin de que puedan ser consultados por los ciudadanos.
2ª. La eficacia de las Administraciones públicas; es decir, una documentación bien organizada, no almacenada simplemente, es un punto de apoyo para la simplificación y racionalización de los procedimientos administrativos. 3ª.La documentación producida por la Administración pública forma parte delPatrimonio Documental, de acuerdo con la Ley 4/1990, de 30 de mayo, del atrimonio Histórico de Castilla-La Mancha, de su memoria histórica. El Patrimonio Documental se define como un bien que se ha elaborado diariamente generación tras generación, que es propiedad de todos y que en su contenido testimonia nuestra existenciapasada y presente. Los Archivos tienen la obligación de conservarlo y custodiarlo no sólo para su uso o disfrute por las generaciones actuales, sino para las futuras. La eliminación de documentos tiene el carácter de procedimiento especial de las Administraciones públicas y sólo pueden ser eliminados aquellos documentos sobre los que se haya emitido dictamen por parte de la ComisiónCalificadora de Documentos de Castilla-La Mancha. 1.2. El concepto de archivo Los documentos son una consecuencia necesaria e inevitable de la actividad administrativa, y los archivos se producen día a día por la acumulación de éstos documentos. El Archivo está formado por el conjunto orgánico de documentos de cualquier fecha, formato, soporte o material, generados o recibidos por cada órgano o unidad...