Agencias y sucursales

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AGENCIAS Y SUCURSALES
• Son medios para proyectar la organización de ventas en territorios situados a alguna distancia de la oficina central.
• Son lugares de negocios sin personalidad jurídica en los que la empresa efectúa toda, o parte de su actividad, procedimiento típico de expansión.

AGENCIA:

Una agencia es una entidad física o moral, que ejerce sus actividades conindependencia económica y administrativa de la casa matriz. Su función consiste en distribuir los productos de un tercero, al cual se conoce como casa matriz. Las agencias no están obligadas a llevar un registro contable igual al que lleva la casa central o casa matriz, esta última si debe llevar un control de cada una de las agencias, abriendo tantas cuentas como número de agencias posea.
Parallevar un buen control de las agencias es necesario abrir las siguientes cuentas: Fondo de trabajo de la agencia (capital de trabajo), clientes de la agencia, ventas de la agencia, costo de venta de la agencia y gastos de venta de la agencia. La cuenta Fondo de Trabajo de la Agencia (capital de trabajo) es una cuenta de origen deudor, que representa el valor nominal del fondo entregado a la agenciaal iniciar el ejercicio y durante el ejercicio se acredita por el valor de los gastos pagados por la agencia.
Su presentación en el balance general es dentro del grupo de los activos circulante, ya que forma parte del efectivo y por tratarse de un fondo con restricciones formales en cuanto a recurso o fin, debe mostrarse por separado. Para lograr mejor y mayor revelación, se hace necesariocrear también la llamada cuenta cliente de la agencia.
Es importante recordar que las cuentas anteriormente descritas pertenecen a la casa matriz y que tan solo a efectos de control se les agregara la palabra agencia o agente, esto no quiere decir que las mismas pertenezcan a la contabilidad de la agencia.

Diferencia entre agencia y agente:

La diferencia básica entre agencias y agentes es queaquellas cuentan con un local físico con instalaciones para distribuir los bienes o servicios a donde normalmente el cliente acude a comprar los productos, mientras que los agentes son personas físicas que visitan a los potenciales clientes y no cuentan necesariamente con un local.

Características de una agencia o de un agente:

• Normalmente distribuyen productos de diferentes marcas yfabricantes.
• Cobran comisión por las mercancías vendidas.
• No mantienen inventarios. Colocan pedidos, además de efectuar cobranzas y remitir el efectivo a la casa matriz.

Ventajas:

• Poca inversión en infraestructura.
• La comisión es un costo variable de ventas.
• Rápido crecimiento.
• Menores costos laborales.

Desventajas:

• Elevado porcentaje depago de comisiones.
• Pérdida de control.
• No existe contacto directo con el cliente.
• Mayor cartera incobrable.
• Poca fidelidad de los agentes.

Contabilidad de la casa matriz.

La casa matriz debe matriz debe llevar un control contable de las ventas, costos y, en su caso, de los gastos de cada agente, con el fin de calcular las comisiones, información estadística decarácter administrativo así como otros datos de relevancia.
Este control puede ser realizado mediante las cuentas denominadas costo de ventas de agentes, gastos de ventas de agentes y ventas de agentes. Cada una de estas cuentas debe tener una subcuenta por cada agente. Para el control de los inventarios se puede utilizar el procedimiento analítico o el de inventarios perpetuos.
Cuando la casamatriz decide enviar mercancía al agente, debe efectuarse un control especial de la mercancía en consignación, ya que la propiedad de ésta es conservada por la casa matriz.
Si la mercancía que se envía al agente ya ha sido previamente vendida por éste, el importe de los fletes, seguros y demás gastos originados por el envío deben considerarse como gastos de ventas. Si la mercancía es enviada en...
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