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PROCESO DE CONSULTORIA
INICIACIÓN Y DIAGNÓSTICO
Fase I. INICIACIÓN
PREPARATIVOSLos preparativos constituyen la fase inicial en todo proceso y contrato deconsultoría. Mientras el consultor y el cliente se reúnen, trata de aprender lomás posible el uno del otro, examinan y definen la razón por la que se harecurrido al consultor y, sobre esa base, acuerdan cuál será el alcance de latarea asignaday en el enfoque que se ha de adoptar. Los resultados de estoscontactos, conversaciones y exámenes iniciales y la planificación se reflejanluego en el contrato de consultoría, cuya firma se considera como laterminación de esta fase inicial.Los preparativos son en gran parte una etapa de adaptación. El cliente quiereasegurarse de que está tratando con el consultor adecuado y el consultor ha deestarconvencido de que es la persona apropiada o de que la suya es laorganización de consultoría competente para abordar los problemas de esecliente particular. Esa búsqueda de correspondencia puede resultar difíciltécnicamente, pero a veces existen otros problemas psicológicos aún másdifíciles. Puede ser que el cliente se haya dirigido al consultor con grandesesperanzas, o considerándolo como unúltimo recurso en una situación decrisis. No obstante, como una persona ajena a la organización, puede haber desconfianza, incertidumbre o inquietud hacia él.Con los contactos y actividades que constituyen la fase inicial del proceso deconsultoría se ha de conseguir considerablemente más que la definición delmandato y la firma de un contrato. La experiencia muestra que el éxito de unamisión se funda enque en esta etapa inicial se establezcan una confianzamutua y una empatía, se acuerden plenamente las reglas del juego y se décomienzo al cometido con un optimismo compartido y una visión de lo que sepuede conseguir.CONTACTOS INICIALES.
El Consultor establece el contacto.
Dirigirse a los clientes potenciales sin que éstos lo hayan solicitado es una delas formas de comercializar los servicios deconsultoría. En nuestro medio escomún que el consultor establezca el primer contacto. Un contacto en frío
puede despertar el interés del cliente y éste retendrá quizá el nombre delconsultor para el futuro. Es raro que un primer contacto dé origeninmediatamente a la asignación de una tarea. Si el consultor contacta a uncliente sobre el que tiene suficiente información y puede mostrarle queconocesus problemas e intenciones y que tiene algo muy a propósito que ofrecer, lasposibilidades de que esa iniciativa conduzca de servicio aumentan en formaconsiderable.
El cliente establece el contacto
En muchos casos, el cliente establece el primer contacto. Esto implica captar laexistencia de algunos problemas en su organización y la necesidad de contar con un asesoramiento independiente y poralgún motivo decide recurrir a unconsultor de empresas.
Primeras reuniones
Es imperativo hacer resaltar la importancia del comportamiento y el desempeñodel consultor durante las primeras reuniones con el cliente. En realidad, cuandose reúne con un cliente para negociar una tarea concreta, el consultor sigueestando en la fase de comercialización de sus servicios y no está seguro deque se concertaráun contrato. La primera reunión debe considerarse, por tanto, como una breve oportunidad para conquistar la confianza del cliente ycausarle una impresión favorable.
Preparación de las reuniones iniciales
Las reuniones iniciales exigen que el consultor se prepare muy bien. Sin entrar en demasiados detalles, debe acopiar los hechos de orientación esencialesacerca del cliente, su medio ambiente ylos problemas característicos de susector de actividad. El cliente no desea que el consultor se presente consoluciones confeccionadas, pero espera tratar con alguien que esté muyfamiliarizado con los tipos de problemas que se pueden plantear en suorganización. El consultor debe hallar alguna forma sutil de demostrarlo. Al reunir los hechos de orientación, el consultor comienza a describir...
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