ANALISIS DE LA PROVIDENCIA 003

Maturín, 15 de julio de 2014

Análisis de la Providencia Administrativa N° 003 de fecha 20 de septiembre de 2011, emanada de la Junta Directiva del Instituto Venezolano de los Seguros Sociales (IVSS), publicada en la Gaceta Oficial N° 389.065 de fecha 28 de octubre de 2011; providencia que dispone la Exhibición y Presentación de Documentación ante el Instituto Venezolano de los SegurosSociales por las Empresas Privadas y entes del Estado, donde presten servicios personas sujetas a la obligación del Seguro Social.
La Providencia en comento tiene su base en lo previsto en el Artículo 28 de la Ley Orgánica de Procedimientos Administrativos (LOPA), que establece la obligatoriedad de los administrados a facilitar a la Administración Pública, la información de que dispongan sobre elasunto de que se trate; en concordancia con la obligatoriedad, prevista en el Artículo 145 del Código Orgánico Tributario (COT), que tienen los contribuyentes de cumplir con los deberes formales relativos a las tareas de fiscalización por parte de la Administración Tributaria. Todo ello aunado al derecho de los funcionarios del Seguro Social, establecido en el Artículo 183 del Reglamento General de laLey del Seguro Social (RGLSS), de visitar las empresas con el objeto de investigar si éstas cumplen con las obligaciones establecidas en la Ley del Seguro Social, so pena de ser sancionadas, en cuyo caso, dichas sanciones, no les exonera del cumplimiento de las demás obligaciones, conforme a lo pautado en el Artículo 90 de la Ley del Seguro Social (LSS).
En tal sentido, la mencionadaProvidencia, establece la OBLIGATORIEDAD de los empleadores, durante el Procedimiento de Fiscalización, de exhibir en un lugar visible de su establecimiento y presentar al Servidor Público actuante, debidamente autorizado y acreditado por el IVSS, los documentos siguientes:
1. CÉDULA DEL PATRONO O EMPRESA: Esta es la Forma 14-01, es un formulario que debe ser llenado por la empresa para inscribirse en elIVSS, copia del cual debe ser exhibida en un lugar visible de la empresa, como por ejemplo en la cartelera donde se acostumbra exhibir los demás documentos requeridos por el Seniat y la Alcaldía, como lo son el RIF y la última declaración del ISR. Las empresas acostumbran plastificar esta copia para una mejor conservación, ya que está expuesta al público. El original debe ser resguardado en losarchivos de RRHH.
2. REGISTRO DE ASEGURADO: El Registro de Asegurado, permite afiliar a los trabajadores al Seguro Social Obligatorio, así como sus familiares que estén calificados, de acuerdo a la Ley del Seguro Social. La afiliación la debe realizar el patrono dentro de los 3 días siguientes desde que un trabajador comienza su relación laboral. En caso que el patrono no cumpla con la afiliación,el trabajador puede llenar y presentar este formulario ante una Oficina Administrativa con los correspondientes documentos que demuestren su relación laboral con el patrono y procederá a su afiliación. Este registro está plasmado en la Forma 14-02, que es uno por cada empleado o trabajador y deben archivarse en una sola carpeta, preferiblemente por orden alfabético, en RRHH, bien organizados y afácil acceso, para poder ser exhibido con rapidez cuando sea requerido por alguna fiscalización.
3. RETIRO DEL TRABAJADOR: Se refiere a la Forma 14-03, que se implementa cuando se retira un trabajador. A través de este formulario, el patrono participa al Seguro Social el retiro de un asegurado de su nómina de trabajadores, para no continuar cotizando por ese trabajador. Así mismo, el asegurado debeexigir al patrono una copia del formulario firmada y sellada, para luego presentarla ante la Oficina Administrativa y poder tramitar el Seguro de Paro Forzoso. Deben archivarse en una sola carpeta, preferiblemente por orden alfabético, en RRHH, bien organizados y a fácil acceso, para poder ser exhibido con rapidez cuando sea requerido por alguna fiscalización.
4. CONVENIMIENTOS DE PAGO: Forma...