analisis de puestos

Descripción y análisis de puestos de: La Secretaria

Nombre del puesto: Secretaria Ejecutiva

Ubicación del puesto en el organigrama



Subordinación: Director General

Descripcióngenérica:
Una persona del sexo femenino que sea capaz de desarrollar la administración de la oficina general, contestando llamadas, archivando documento, de facilidad de palabra y que además sepadominar el idioma las ingles, tendrá contacto directo con personal operativo, y con sus diferentes coordinaciones.

Descripción especifica:

a) Actividades semanales
Mantener en orden el archivode la oficina Transcribir los diferentes documentos relacionados con la dependencia
Manejo de llamadas con proveedores
Atender las llamadas telefónicas y al público o funcionarios que se presentana la oficina
Recibir, radicar y despachar oportunamente la correspondencia y demás documentos relacionados con la oficina y controlar el recibo correcto por parte del destinatario.
Manejo decartera de clientes
Asignación de recursos
b) Actividades mensuales
Anotar lo más relevante de las Juntas directivas
Redactar la correspondencia que le indique el Secretario.
Controlar laexistencia de útiles y papelería para la oficina
Proyectar y preparar los convenios de carácter institucional

c) Actividades anuales
Tramitar todas las cuentas pertinentes a la dependencia
Colabora enla elaboración y programación del presupuesto de egresos e ingresos
Apoyar la implementación del sistema de Control Interno dentro de su dependencia, fomentando la cultura del autocontrol yparticipando en los programas y eventos que coordine la unidad de control in terno.
Dar respuesta oportuna y veraz a los informes solicitados por el Alcalde, la Unidad de Control Interno o cualquier otroOrganismo de control, entre otros.
d) Actividades esporádicas
Tener disponibilidad permanente para el cumplimiento de sus funciones en caso de emergencia
Apoyar al Secretario en los análisis,...