Analisis de sistemas

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ANALISIS DE SISTEMAS

1. ANÁLISIS DEL SISTEMA
El análisis consiste en separar las funciones esenciales, es decir, diferenciar entre lo que se debe hacer y lo que se hace. Es conveniente invitar a todos aquellos interesados a hacer comentarios sobre el sistema. El análisis no es trabajo de una sola persona, cuanto más críticas se hagan y más ideas se aporten, más precisa será la separaciónde lo no esencial.
Para analizar la información recabada es conveniente responder a los cuestionamientos fundamentales: qué, quién, cómo, cuándo, dónde y por qué se realiza el trabajo.
¿Qué trabajo se hace? Se cuestiona sobre la naturaleza o tipo de labores que se realizan en la unidad administrativa y los resultados que se obtienen de éstas. En el caso de un procedimiento, se trata de saber quéoperaciones se efectúan para lograr el cometido o propósito del mismo.
¿Quién lo hace? Se refiere a las unidades que intervienen en el procedimiento y el factor humano, ya sea individuos o grupos, y a sus aptitudes para la realización de un trabajo específico; también se pregunta sobre las actitudes del personal hacia el trabajo y las relaciones laborales entre las personas y los grupos.
¿Cómose hace? Se refiere a los métodos y técnicas aplicados para realizar el trabajo y la forma en que han sido adaptados en la institución. También se interroga acerca de los equipos e instrumentos utilizados en el desarrollo de las labores.
¿Cuándo se hace? Se refiere a la información sobre la estacionalidad y secuencia del trabajo, así como los horarios y tiempos requeridos para obtener resultados oterminar una operación.
¿Dónde se hace? Se refiere a la ubicación geográfica y domicilio de las oficinas, funcionalidad de los locales y distribución interna del espacio con relación a las operaciones y tareas del personal.
Metodología de estudios de sistemas
¿Por qué se hace? Busca la justificación de la existencia de ese trabajo o de su procedimiento. Con esta pregunta también se pretendeconocer los objetivos de las acciones que integran el procedimiento, para así saber si no tiene objeto que se siga desarrollando alguno o algunos de esos objetivos.
El análisis y crítica de la información, debe realizarse desde diversos puntos de vista.
• ¿Las operaciones que lo integran siguen un orden lógico y constante?
• ¿Es lo más sencillo y claro?
• ¿Pueden mejorarse lasoperaciones?
• ¿Es posible eliminar las demoras?
• ¿Existen cuellos de botella que deban eliminarse?
• ¿Tienen flexibilidad necesaria?
• ¿La información que proporciona, es la necesaria y se obtiene con oportunidad?
• ¿Permite cumplir los objetivos, con el mínimo costo posible?
• ¿Reúne los requisitos de control interno?
Además, el analista responsable del estudioprocederá al análisis de las operaciones que integran el sistema para estudiar si son las más adecuadas. Este análisis se hará conforme a los siguientes puntos.
En relación al origen y finalidad de la operación:
• ¿Por qué se hace?
• ¿Para qué se hace?
En relación al lugar:
• ¿Dónde se hace?
• ¿Por qué se hace ahí?
En relación a la secuencia:
• ¿Cuándo se hace?
•¿Por qué se hace en ese momento?
En relación al método:
• ¿Cómo se hace?
• ¿Por qué se hace de ese modo?
En relación al volumen y tiempo:
• ¿El número de las operaciones y el tiempo en que se realizan están de acuerdo con la distribución del trabajo y con los horarios normales?
Con base en el análisis anterior y una vez qué se ha llegado al convencimiento de qué la aplicación delsistema es conveniente, se procederá a hacer una revisión de los siguientes aspectos.

Registros
• ¿Son claros? -
• ¿Son costeables?
• ¿Son sencillos?
• ¿Son los necesarios?

Informes
• ¿Son útiles en todos sus aspectos para las personas a quienes...
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