Analisis Y Diseño De Las Organizaciones

PROGRAMA DE TRABAJO EL CUAL DEBE CONTEMPLAR:
← Identificación: nombre del estudio.
← Responsable(s): unidad o grupo que tendrá a su cargo su implantación.
← Área(s): universo bajo estudio.
← Clave: número progresivo de las actividades estimadas.
← Actividades: pasos específicos que tienen que efectuarse para captar la información. Fases: definición del orden secuencialpara realizar las actividades.
← Calendario: fechas asignadas para el inicio y terminación de cada fase. Representación gráfica: descripción del programa en cuadros e imágenes. Formato: presentación y resguardo del programa de trabajo.
← Reportes de avance: seguimiento de las acciones.
← Periodicidad: espacio de tiempo dispuesto para informar avances.


AUTORIZACIÓN PARA REALIZAREL ESTUDIO.
Luego se debe presentar el proyecto al titular de la organización o de la unidad administrativa responsable de su ejecución para su aprobación.
Una vez autorizado, se procede a hacer del conocimiento de todos los niveles jerárquicos, la intención de realizar un estudio, resaltando los beneficios que de este esfuerzo se obtendrán, a fin de que todos brinden su apoyo durante sudesarrollo. Sin este requisito el trabajo podría tomar más tiempo o presentar mayor grado de dificultad.

INTEGRACIÓN DEL GRUPO DE ESTUDIO
Para iniciar formalmente el estudio, es indispensable prever que la responsabilidad de las acciones no se diluya entre varias personas, por lo que debe designarse a un coordinador, auxiliado por un equipo técnico, al que se le debe encargar todas las fases deejecución para lograr homogeneidad en el contenido y presentación de la información.

Para este tipo de trabajo, la organización debe nombrar a una persona que tenga los conocimientos y la experiencia necesarios. También, por la naturaleza de sus .funciones, puede designar al titular de la unidad de mejoramiento administrativo (en caso de contar con este mecanismo), o puede contratar los servicios deun consultor externo.

En cuanto a la formación del equipo técnico de apoyo se puede, en primer lugar, considerar la incorporación de los miembros del grupo piloto responsable de la captación de la información preliminar. En segundo lugar, elaborar una lista del personal que puede participar considerando la magnitud y especificaciones del trabajo.
Es recomendable que en el proceso de selecciónde este cuerpo de estudio se tomen en cuenta 'características tales como la objetividad del personal, su buen manejo de las relaciones humanas y, sobre todo, su conocimiento de la organización.

CAPACITACION DEL GRUPO
Una vez integrado el grupo de trabajo, se debe capacitar, no sólo en lo que respecta al manejo de medios de investigación que se emplearán para el levantamiento de lainformación, sino en todo el proceso que seguirá para preparar el estudio.

Por ello, se debe dar a conocer a los participantes el objetivo que se persigue, unidades administrativas .involucradas, calendarización de actividades, documentos de soporte, inventario estimado de información a captar, distribución de cargas de trabajo, y el responsable de la coordinación de este esfuerzo.
Cuando el grupo detrabajo sea numeroso, puede resultar conveniente formar subgrupos.

RECOPILACIÓN DE DATOS
Concluida la parte preparatoria del estudio se inicia la fase de recopilación de datos, la cual debe dirigirse hacia aquellos hechos que permitan conocer y analizar lo que realmente sucede en la organización; de lo contrario, se obtendrá una impresión deformada de la realidad, incurriendo en interpretacioneserróneas y en medidas de mejoramiento que al aplicarse resultan inoperantes.

REQUISITOS MÍNIMOS QUE DEBEN REUNIR LOS DATOS
Para que los datos aporten elementos de decisión acordes con la realidad, eviten dilaciones y un uso irracional de recursos, tienen que ser:
1) Específicos
2) Completos
3) Correctos
4) Congruentes
5) Susceptibles de validarse

Asimismo, debe aplicarse un criterio...