Andres

Páginas: 2 (440 palabras) Publicado: 13 de octubre de 2012
1. FONDO: ALCALDIA MUNICIPAL DE SÁCHICA
TIPO DE FONDO: ABIERTO SIIN INTERVENCIÓN.

* El fondo documental es abierto, y no se le ha hecho intervención desde el año 2007 a la fecha, el cualse encuentra en su gran mayoría en el archivo central de la entidad, el estante aún permanece en los archivos de gestión de la entidad. Por lo anterior se debe iniciar el proceso de organización delarchivo teniendo en cuenta los principios de orden original y de procedencia.
* Previo conocimiento, evaluación y análisis de la Institución e inventario natural de la documentación, se debeproceder a identificar las unidades documentales y sus correspondientes tipos documentales, dentro de cada unidad administrativa.
* Se debe realizar un análisis a la investigación realizadasobre la Institución y sus fuentes documentales, de tal manera que se retomaron los manuales de funciones y procedimientos, los actos administrativos, el organigrama y las encuestas como materiaprima fundamental en el análisis e interpretación, ya que la Tabla de Retención Documental propiamente es un instrumento que se genera a partir del análisis e interpretación de una investigación de laInstitución y sus fuentes documentales.
* Para la agrupación de las series y subseries documentales, se debe establecer la relación entre series, las funciones y actividades de las oficinasproductoras de la documentación, es decir, que a cada unidad administrativa según sus funciones y atendiendo a las encuestas realizadas se les asignará la responsabilidad de custodia, tramite,conservación y disposición final de los documentos del archivo, dejándose así claridad sobre cuáles son los documentos de archivo para cada oficina, ya que se identificarán en la propuesta de Tabla deRetención Documental.
2. Agrupaciones documentales del municipio
PROCECENCIA AGRUPACIONES DOCUMETALES
DESPACHO DEL ALCALDE...
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