Archivista

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NOMBRE AUDREY MARIN DURAN
FECHA: 24-04-2011
ACTIVIDAD: APRENDIZAJE
TEMA: FUNDAMENTOS DE ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL

FUNDAMENTOS DE ORGANIZACIÓN DOCUMENTOS

RESUMEN

El término “Gestión documental” o “Gestión de documentos integrada” puede tener distintos significados en el contexto empresarial. En la mayor parte de los casos, se entiende como la gestión de los “papeles “ que,en casi todos los contextos, desbordan la capacidad de las personas para guardarlos y encontrarlos cuando los buscan. En otros, con un nivel tecnológico más alto, “gestión documental” se asocia a digitalización de imágenes y a escáneres que milagrosamente hacen desaparecer los papeles. Pero gestión documental es esto, y algo más. Para explicar que es un sistema de gestión documental en elentorno empresarial, se debe insistir en dos aspectos importantes: Los objetivos que se pretenden conseguir y el ámbito de aplicación del proyecto.

En general un sistema de gestión documental pretende:

• Hacer más fácil a las personas trabajar con los documentos. Cada persona sabe qué documentos tiene que guardar, cuando, como y donde. Cada persona sabe como encontrar en poco tiempo losdocumentos adecuados cuando los necesita.
• Facilitar que la información se comparta y se aproveche como un recurso colectivo, evitar que se duplique, evitar fotocopiados innecesarios, evitar dobles grabaciones de datos, etc.
• Conservar la memoria institucional.
• Disminución de tiempo por recuperación inmediata información. Hace funcionarios más eficientes con su trabajo.

Un sistema de gestióndocumental integrada obliga a considerar un enfoque global en el que tienen que integrarse los archivos en papel, los documentos electrónicos y las bases de datos. En cualquier entidad existen estas tres realidades conviviendo de forma tan relacionada que no se puede ofrecer soluciones parciales

Con el fin de aprovechar al máximo la aplicación de las tecnologías de la información en laprestación de los servicios, La Universidad de La Salle requiere contar con un marco normativo-administrativo de gestión documental que favorezca su desarrollo. En especial se necesita revisar la normatividad que incide en su interacción con todas las dependencias, para facilitar además de los procedimientos tradicionales, el uso de los medios electrónicos para el proceso de correspondencia.
Archivosen papel

Las generaciones jóvenes han acostumbrado a trabajar sin papeles y en la mayoría de las entidades la gestión de los documentos en papel es un problema grave, no sólo por el espacio que ocupan, sino por la facilidad con que se reproducen copias de los mismos y de alguna manera se han perdido los principios básicos de archivo.

La convivencia con los documentos electrónicos, lejos dedisminuir su número o su importancia, la ha aumentado. La mayoría de las personas que utilizan las aplicaciones ofimáticas en el entorno empresarial, consideran que para conservar o archivar un documento electrónico hay que imprimirlo, lo que, unido a las facilidades de impresión, causa habitualmente un gran número de documentos en papel y un altísimo costo en reproducción y organización.

Elsistema de gestión documental establece:

• Los documentos que deben conservarse en papel, eliminando las copias innecesarias, evitando duplicidad.
• Cómo se deben almacenar los documentos para hacerlos accesibles.
• La forma en que deben eliminarse todos los demás, es decir los que no tienen valor archivístico.
Documentos electrónicos

La Mayoría de los documentos que genera laUniversidad se crean en formato electrónico; sin embargo, los procedimientos para conservarlos y hacerlos accesibles no están normalmente establecidos. Lo habitual, salvo en las instituciones donde se ha implementado un sistema GED (Gestión electrónica de Documentos), es que el documento electrónico sea solamente un estado intermedio que sirve para la elaboración del documento en papel. Siguiendo con...
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