Archivistica

LOS ARCHIVOS ESPAÑOLES EN LA CAPITAL
IBEROAMERICANA DE LA CULTURA Y EL LIBRO
CONFERENCIA
LA CALIDAD EN LOS ARCHIVOS Y LOS DOCUMENTOS

Jorge A. Montoya Godoy

Técnico en microfilmación (33 años de experiencia) – OEA / Genealogical Society – Salt Lake City, Utah; Control de Calidad – Servicio Nacional deAprendizaje – Sena; Gestión de Calidad – Icontec; Gestión Documental diplomado) –Pontificia Universidad Javeriana; Miembro de la Fundación Archiblios y del Comité de Reprógrafia del Archivo General de la Nación;
Docente en los diplomados de gestión documental y cursos de microfilmación –
Universidad Javeriana y Archivo General de la Nacional, respectivamente.

Abstracto

El propósito de esta conferencia es la de visualizar la experiencia del autor en materia de lo que ha sidola aplicación de las técnicas de calidad en los archivos, y se dirige a que el archivista tome conciencia de la importancia que tiene la calidad en los procesos archivisticos y los documentos, y por lo tanto, debe tomar la iniciativa de implementar su propio sistema de control de la calida, sin esperar a que la institución sea la que lo desarrolle. La conferencia esta desarrollada sobre lasfalencias mas visibles que se presentan en los archivos de Colombia.

Conferencia

No es sencillo hablar de calidad, y a la misma vez debatirla en un espacio de tiempo tan corto como el que nos ocupa en EXCOL’07, sin embargo, trataré de exponer lo que he aprendido a lo largo de 33 años de experiencia en el ámbito de los archivos, y en especial lo relacionado con la microfilmación y su control de lacalidad, lo cual me obligó y aún me exige a acudir a carreras afines, como son: la administración de empresas, administración documental, la estadística y la ingeniería industrial (organización y métodos – calidad y control estadístico de la calidad), para poder entender y resolver los problemas, que a diario se me han presentado en el diario transcurrir de mi trabajo en el otrora Archivo Nacionalde Colombia (hoy Archivo
General de la Nación) y en las empresas de servicio en las que me he venido desempeñando.
Desde antes y para esta ocasión he venido consultando libros y paginas en Internet sobre lo que es la calidad en los archivos y el como controlarla, no obstante mis esfuerzos, no he encontrado respuestas concretas que me satisfagan,
por cuanto, todos los discursos, no son otra cosaque la
repetidera de lo que es la filosofía de la calidad, lo que se
relaciona con las diferentes tipos de certificación de ISO
9000 y lo que se refiere al empleo de normas técnicas.
Tratare pues, de exponer en forma sencilla, lo que
considero importante se debe reflexionar y tener presente
al pensar en un programa práctico de la calidad en los
archivos y en los documentos, cosa que en laactualidad no
ocurre, por lo menos en el medio colombiano.
Comencemos primero, por considerar la institución, toda
empresa dentro de lo orgánico - funcional tiene funciones o
procesos de apoyo y misionales, siendo lo misional la
producción de bienes y servicios, de esto no escapan
aquellas instituciones archivísticas que existen en cada
país, caso de Colombia, Archivo General de la Nación,Archivo de Bogota, Archivo Histórico de Antioquia, y otros
tantos que existen con el nombre de Archivo …; donde su
parte misional es el acopio de la documentación de las
distintas estancias del Estado o de las que a cada una de
ellas esta inscrita, esta situación no quiere decir que estas
instituciones sean el archivo, solo son la institución. Si bien
las políticas de calidad de unainstitución cubren la
Exposición y Conferencias Internacional de Archivos (Excol’07)
23 al 27 de Mayo, 2007. Bogotá (Colombia)
www.documentalistas.org
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generalidad de la empresa, y tiene como principio que la
calidad es un compromiso de cada área y de cada
funcionario, parte de su trabajo se dirige o apoya directa o
indirectamente a la parte misional, por lo tanto, no ha todo
se le puede...