Archivo de concentracion, objetivos e importancia

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CAPITULO 2. EL ARCHIVO DE CONCENTRACION.

En este capítulo se mencionaran conceptos archivísticos de suma importancia para poder entender de la mejor forma el Archivo de Concentración, sus objetivos y su importancia.


2.1. CONCEPTO DE ARCHIVO

El término archivo tiene diversas acepciones: Vicenza Cortes lo conceptualiza “Como el conjunto de documentos acumulados en un proceso natural poruna persona o institución, pública o privada, en el transcurso de la gestión de asuntos de cualquier índole, los producidos y los recibidos, de cualquier fecha, los cuales se conservan y custodian para servir de referencia, como testimonio e información, por las personas responsables de tales asuntos y sus sucesores.

Por otra parte Noel Angulo Marcial define el término como: “Conjunto orgánicode documentos de cualquier soporte, que son producidos o recibidos en el ejercicio de sus atribuciones por las dependencias y entidades.”

Para Theodore Schellenberg son aquellos registros (documentos) de cualquier institución pública o privada que hayan sido considerados ameritar (valorados) para su preservación permanente con fines de investigación o para referencia y que han sidodepositados o escogidos (seleccionados) para guardarse en una institución archivística.

Antonia Heredia, menciona en su manual de archivística que el archivo es el conjunto de documentos, sea cual sea su fecha, su forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o institución pública o privada en el transcurso de su gestión, conservados respetando aquel orden, para servir comotestimonio e información para la persona o institución que los produce, para los ciudadanos o para servir de fuente a la historia.
En suma, un archivo organizado constituye la memoria de la actuación de las personas o instituciones, el testimonio de los derechos y obligaciones de los ciudadanos, así como el reflejo del actuar de las administraciones y por ende de sus funcionarios.


2.2.CICLO VITAL DEL DOCUMENTO

El ser humano por su capacidad inherente de razonar se ha enfrentado al problema de extender su memoria y registrar los sucesos de su cotidianidad, es así que por siglos ha recurrido a múltiples formatos que permitieran dejar un registro de lo acontecido, el hombre de las cavernas nos dejo el legado de su perspectiva de mundo en los muros interiores de su refugio ydesde entonces se han encontrado vestigios de grandes civilizaciones las cuales plasmaron parte de su conocimiento para que contemporáneamente podamos comprender de dónde venimos, que es lo que somos, cual es nuestro pasado y a partir de este aporte de nuestros ancestros poder visualizar nuestro futuro y definir en objetivos que es lo que queremos.
La segunda década del siglo XX se caracterizo porpropiciar avances en la conceptuación sobre la gestión documental, pero no fue sino hasta 1972 cuando Wiffels planteo una teoría revolucionaria la cual se constituyo como la piedra angular de la gestión documental y base conceptual en la operativa de los programas de gestión documental en las instituciones. Esta teoría define tres edades o etapas del documento que a su vez diferencian tres tipos dearchivo determinados por la consulta y trámite de los mismos, de manera general se detallan las etapas y los archivos que definen de la siguiente forma:

Fase activa:
En esta etapa los documentos son generados por una oficina en relación a una actividad, función o acto administrativo, su gestión es constante, están relacionados entre sí y ordenados en expedientes; físicamente se conservancerca de la unidad administrativa por la consulta frecuente.
El uso del documento en esta etapa es constante e inmediato ya que el documento se encuentra en trámite, por ello debe encontrarse cerca del usuario en un archivo administrativo o de Trámite.
Estos documentos en su etapa inicial o fase activa tienen valores primarios que pueden ser administrativos, legales, contables o fiscales, sirven...
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