Archivo digital

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Los archivos de documentos digitales
Miguel Ángel Esteban
Dpto. Ciencias de la Documentación
Universidad de Zaragoza

Objetivos
➢ Presentar las diferentes perspectivas que se adoptan para la gestión de la información y los documentos digitales.
➢ Definir que es un archivo de documentos digitales.
➢ Suscitar la necesidad de su organización y preservación.
➢ Describir el método de gestiónarchivístico de documentos electrónicos.
➢ Describir el método de gestión bibliotecario de información digital.
➢ Informar sobre experiencias y proyectos en curso.
➢ Suministrar recursos para el aprendizaje y la formación continúa.
➢ Informar sobre posibilidades de empleo.

I. Perspectivas para la gestión del documento digital.
➢ Archivística. Gestión de Documentos Administrativos (RecordManagement).
➢ Biblioteconomía. Documentación.
➢ Gestión de Recursos de Información (Information Resources Management).
➢ Archivar Internet.

II. Conceptos básicos.
➢ Definición de archivo.
➢ Definición de biblioteca.
➢ Diferencias entre archivo y biblioteca.
➢ El documento digital.
➢ Archivos y bibliotecas ante lo digital.
➢ ¿Por qué conservar la información digital?

II.1. Definiciónde archivo (1).
Reunión de documentos.
– Caracteres:
» Producción involuntaria y espontánea como resultado de una actividad.
» Únicos e irrepetibles.
» Organicidad --> agrupaciones documentales. – Origen: producción por un creador
» Individuo.
» Institución:
• Pública.
• Privada.

Definición de archivo (2).
En un depósito.
– Adecuado para garantizar la conservación.
– Conreglamento y medios adecuados de acceso.
Con el fin de:
– Permitir su:
• Conservación.
• Acceso, difusión y uso.
– De acuerdo a su valor:
• Administrativo / Información para la toma de decisiones.
• Jurídico o legal.
• Cultural / Información para la historia.

Definición de archivo (3).
Para lo que se sigue un proceso técnico de:
– Reunión, selección y expurgo --->Calendario de conservación según edades y valor de los documentos.
– Conservación preventiva de los soportes.
– Representación y organización documental basado en la procedencia y el modo de producción ---> Cuadro de clasificación.

II.2. Definición de biblioteca (1)
Colección de documentos.
– Caracteres:
• Producción voluntaria.
• Individual: pleno significado.
• Múltiplesejemplares.
– Origen: resultado de una actividad individual o conjunta voluntaria de:
• Creación artística.
• Investigación científico-técnica.
• Comunicación de noticias.

Definición de biblioteca (2)
En un depósito.
– Adecuado para garantizar la conservación.
– Con reglamento y medios adecuados de acceso.
Con el fin de:
– Permitir su:
• Conservación.
• Acceso,difusión y uso.
– De acuerdo a su valor:
• Informativo para la toma de decisiones y la creación de nuevo conocimiento.
• Cultural e histórico.

Definición de biblioteca (3)
Para lo que se sigue un proceso técnico de:
– Selección de acuerdo con los criterios de formación de la colección.
– Conservación preventiva de los soportes.
– Representación y organización documental basada en:• el análisis de la forma y del contenido
• el control del vocabulario.

II.3. Diferencias entre archivo y biblioteca
Archivo.
– Reunión.
– Documentos espontáneos, únicos y orgánicos.
– Valor administrativo, legal, informativo y cultural.
– Conservación permanente.
– Organización según la procedencia y el modo de producción.

Biblioteca.
– Colección por selección.
– Documentosvoluntarios, de pleno significado y repetibles.
– Valor informativo y cultural.
– Conservación provisional.
– Organización mediante el control del vocabulario que representa su forma y contenido.
II.4. El documento digital.
➢ Puede ser resultado por igual de un proceso de producción espontáneo o voluntario.
➢ Información producida por medios electrónicos.
➢ Forma y contenido codificado...
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