Archivo Y Administracion

Resibo y Despacho de la Documentacion

ACTIVIDAD DE APRENDIZAJE

1. . En el momento de efectuar el envió de documentos es importante precisar el embalaje, puesto que este debe adaptarse a la forma, a la naturaleza del contenido y a las condiciones del transporte, teniendo en cuenta lo anterior documéntate y:

➢ Precia los requisitos que debe reunir el adecuado acondicionamiento delos envíos.
➢ Establece la forma correcta de embalar impresos, objetos pequeños; documentos de gran tamaño como planos, mapas, fotografías, documento que no pueden doblarse, ni enrollarse, objetos frágiles, líquidos y polvos secos


R/TA


Los requisitos que se deben tener en cuenta para el acondicionamiento de envió de documentos son:


• Clase de correspondencia quemaneja la entidad
• Uso o finalidad que se le dará
• Requisitos de presentación formal
• Tramite
• Normas legales de conservación
• Control y firma
• Registro de control de envió de documentos
• Contratación de empresas especializadas
• Método de empaque y embalaje
• Peso y porteo de documentos.


La principal regla a seguir es: el embalajeo acondicionamiento deben ser apropiados para la naturaleza de su producto.








Reglas generales


• El funcionario debe estar capacitado para embalar el producto y transportarlo evitando daños en la mercancía.


• Utilice tubos triangulares, y no cilíndricos tipo tubo, para embalar rollos de planos, mapas o proyectos.


• Escoja el tamaño del embalaje en función delcontenido. Las cajas semivacías es probable que se desarmen y las demasiado llenas que exploten.


• Utilice cajas de cartón corrugado, con forros externos de gran resistencia. Utilice cartón de doble capa, idóneo para pesos grandes.


• Asegúrese de que los líquidos sean embalados en contenedores anti goteo, acompañados de un material interno ligero y fuerte (por ejemplo, espuma depolietileno) y sellados con una bolsa de plástico. Recuerde que un embalaje defectuoso puede dañar otros objetos a su alrededor.


Algunas recomendaciones sobre embalaje de mercadería


Para objetos frágiles


• Colocar los bienes frágiles en el centro del embalaje, garantizando que no toquen las esquinas.


• Los correos no tienen tratamiento especial para objetos frágiles,por eso sus envíos deben estar bien acondicionados contra cualquier tipo de choque.


• Utilice materiales de almohadillado, sobre todo para evitar que el contenido se mueva. Se recomienda una espesura mínima de acondicionamiento de 50mm.


• Tener en cuenta la fortaleza, el almohadillado y la durabilidad cuando seleccione el envoltorio.


• El objeto deberá estar almohadillado portodos lados.


• No considere que basta con poner etiquetas de “Frágil” y “Trátelo con cuidado” para evitar un embalaje adecuado. Sólo sirven como fuente de información.
Recibo Y Despacho De Documentos


• Todos los envíos deberán ir en sobre oficial del Departamento de la empresa indicando el nombre del remitente.


• Si el envío se efectúa en sobre acolchado o en formade paquete, llevará el sello del Departamento o Servicio que remita.


• La dirección de los envíos deberá ser clara y legible incluyendo siempre el código postal de la población de destino.


• En la confección de los sobres oficiales de los Departamentos o Servicios en la imprenta se incluirá en parte superior derecha del sobre el cajetín del franqueo pagado autorizado.


•Todos los envíos que vayan certificados deberán llevar el impreso de certificado debidamente cumplimentado indicando la clase de envío y su modalidad.


• Cuando la modalidad sea con acuse de recibo se rellenará el impreso de acuse de recibo correspondiente que se pegará en la parte posterior de la carta.


• Existen dos clases de acuses de recibo: acuse de recibo nacional de color rosa...