archivo y correspondencia

PROCESOS DE CORRESPONDENCIA Y ARCHIVO DEL INSTITUTO NACIONAL DE FORMACIÓN TÉCNICA PROFESIONAL “HUMBERTO VELÁSQUEZ GARCÍA” INFOTEP, DE CIÉNAGA, MAGDALENA

1. PROCESOS DE CORRESPONDENCIA RECIBIDA1.1 RECEPCIÓN: Se recepciona la comunicación externa de las entidades con quien la institución tiene relaciones, tales como, las entidades de control del Estado, entidades privadas y comunidad engeneral. Entre las comunicaciones e informaciones se encuentran, facturas de servicios públicos, facturas de proveedores, cuentas de cobros, planos, folletos, catálogos educativos, comerciales,revistas, periódicos, tarjetas, invitaciones, cajas, paquetes, tulas, piezas y equipos tecnológicos y otros adquiridos por el INFOTEP.
1.2 CLASIFICIACIÓN Y REVISIÓN: Se separan las comunicacionespersonales de las oficiales, éstas últimas se abren y se revisan para determinar su contenido y para quién van dirigidas.
1.3 RADICACIÓN: Con el sello radicador se sella la comunicación, anotando fecha,número consecutivo, hora y firma de quién lo recibe y radica.
1.4 REGISTRO: Se anota en el libro de control la fecha, la entidad que lo envía, nombre del responsable, código de la entidad, de ladependencia y del documento si lo registra, asunto, o referencia, Número de folios, anexos y el soporte, dependencia y funcionario destinatario.
1.5 DISTRIBUCIÓN: Se hace la entrega al destinatario, en ellibro de control debe quedar la firma de quien lo recibe, ya sea el propio destinatario u otro funcionario que labore en la dependencia destinataria.

2. PROCESOS DE CORRESPONDENCIA DESPACHADA2.1. RECEPCIÓN POR VENTANILLA: Se recepcionan todas las comunicaciones oficiales y demás formas de comunicación (fax, virtual) de todas las dependencias y funcionarios del INFOTEP.
2.2. REVISIÓN:Constatar aplicación de las técnicas y métodos adoptados por el INFOTEP para la elaboración de comunicaciones oficiales; el número de copias, anexos, artículos y otros si es el caso, igualmente si...